A contabilidade de uma empresa do Simples Nacional não é só gerar a guia do mês. É apurar o faturamento, separar as receitas por atividade, identificar o anexo de cada uma, acompanhar o Fator R, controlar o sublimite, processar a folha, entregar as declarações e manter a escrituração contábil, que a lei exige de toda sociedade empresária, inclusive das optantes pelo Simples. O regime é simplificado no pagamento, não na obrigação de manter os livros em ordem.
Aqui você vê o que o contador faz mês a mês, por que o anexo e o Fator R mudam tanto o valor do DAS, com exemplo calculado, quando o INSS patronal está dentro da guia, por que a escrituração protege a retirada de lucros e o que muda com a reforma tributária.
O que o contador faz para uma empresa do Simples?
O trabalho se divide em três frentes. Na fiscal, ele apura o faturamento do mês, separa as receitas por atividade, identifica o anexo de cada uma, transmite o PGDAS-D e gera o DAS, que vence no dia 20 do mês seguinte. Uma vez por ano, até 31 de março, entrega a DEFIS, a declaração anual com os dados econômicos e dos sócios.
Na trabalhista, processa a folha e o pró-labore, envia as informações ao eSocial e transmite a DCTFWeb, que confessa as contribuições previdenciárias. O INSS do sócio sobre o pró-labore é de 11% fixos, porque ele é contribuinte individual, e não segue a tabela progressiva do empregado. A convenção coletiva da categoria pode trazer piso e benefícios próprios, e isso precisa ser conferido todo mês.
Na contábil, registra as operações, concilia os bancos e fecha o balanço e a demonstração de resultado, que é o documento que mostra quanto a empresa realmente lucrou.
Por que o anexo e o Fator R mudam tanto o DAS?
Porque cada anexo tem a sua tabela. Comércio fica no Anexo I, indústria no Anexo II e serviços se dividem entre os Anexos III, IV e V. Algumas atividades de serviço, como tecnologia e engenharia consultiva, ficam no Anexo V, mas podem ser tributadas pelo Anexo III, bem mais barato, quando a folha de salários dos últimos 12 meses, incluindo pró-labore e encargos, representa 28% ou mais da receita bruta do mesmo período. Essa relação é o Fator R.
O cálculo do DAS passa pela alíquota efetiva: a receita bruta dos últimos 12 meses multiplicada pela alíquota nominal da faixa, menos a parcela a deduzir, dividido pela mesma receita de 12 meses. O resultado incide sobre a receita do mês.
Veja a diferença numa empresa de tecnologia com R$ 600.000,00 de receita nos últimos 12 meses e R$ 50.000,00 de faturamento no mês. Com folha de R$ 180.000,00 no período, o Fator R é de 30%, ela cai no Anexo III, a alíquota efetiva fica em 10,56% e o DAS do mês é de R$ 5.280,00. Com folha de R$ 120.000,00, o Fator R cai para 20%, ela vai para o Anexo V, a alíquota efetiva sobe para 17,85% e o DAS vai a R$ 8.925,00.
São R$ 3.645,00 de diferença por mês na mesma empresa, com o mesmo faturamento. Acompanhar o Fator R e ajustar o pró-labore quando faz sentido é um dos trabalhos que mais devolvem dinheiro no Simples.
O INSS patronal está dentro do DAS?
Na maioria dos casos, sim. A contribuição previdenciária patronal de 20% sobre a folha e o pró-labore já está embutida no DAS nos Anexos I, II, III e V. A empresa não recolhe esses 20% à parte.
A exceção é o Anexo IV, que reúne construção civil, vigilância, limpeza e advocacia, entre outras. Nele a contribuição patronal fica de fora da guia e é recolhida separadamente, pela DCTFWeb. Isso muda o custo real de cada funcionário e precisa entrar na conta antes de contratar.
Empresa do Simples precisa mesmo ter contabilidade?
Precisa. A lei civil obriga o empresário e a sociedade empresária a manter escrituração e levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado. A dispensa vale só para o pequeno empresário, que a lei identifica com o MEI.
A microempresa e a empresa de pequeno porte podem adotar contabilidade simplificada, seguindo as normas do Conselho Federal de Contabilidade para microentidades. A lei do Simples exige ainda o livro caixa com toda a movimentação financeira e bancária e, para quem é contribuinte de ICMS, o livro de inventário, como está no texto sobre o inventário de estoque.
A confusão mais comum é com a Escrituração Contábil Digital. A empresa do Simples é dispensada de enviá-la, com exceção da que recebe aporte de investidor-anjo. Estar dispensada desse envio não é o mesmo que estar dispensada da contabilidade: os livros continuam obrigatórios.
Como fica a distribuição de lucros em 2026?
Mudou, e o tema tem controvérsia. A isenção dos lucros distribuídos ficou mantida até R$ 50.000,00 por mês, por sócio, pagos pela mesma empresa. Acima disso há retenção de 10% de Imposto de Renda na fonte sobre o valor total pago no mês, e não só sobre o que passa do limite. Uma distribuição de R$ 60.000,00 gera retenção de R$ 6.000,00.
Existe regra de transição: lucros apurados até 2025, com distribuição aprovada até o fim daquele ano, seguem isentos se pagos nos termos do ato de aprovação, até 2028, desde que a aprovação e o valor estejam bem documentados.
A controvérsia está justamente no Simples. A lei do regime prevê a isenção dos lucros distribuídos pela optante, e há tese de que uma lei ordinária não poderia alterar esse ponto. A Receita Federal, nas suas perguntas e respostas, afirma que a retenção se aplica ao Simples nos mesmos termos das demais empresas. A postura conservadora, que recomendamos, é reter quando a distribuição passar do limite, ou planejar os pagamentos para não ultrapassar R$ 50.000,00 por mês por sócio. Quem quiser discutir a cobrança deve fazer isso com advogado tributarista, por medida judicial, e não simplesmente deixando de reter.
Por que a escrituração protege a retirada de lucros?
Porque sem contabilidade a isenção fica limitada. Sem escrituração, o lucro isento fica restrito a um valor presumido sobre a receita, calculado pelos percentuais do Lucro Presumido, descontado o imposto pago dentro do DAS. Só a empresa que mantém escrituração e demonstra lucro maior pode distribuir acima desse limite com isenção.
Na prática, retirar dinheiro sem balanço que comprove o lucro abre espaço para a Receita tratar o valor como pró-labore, com Imposto de Renda pela tabela progressiva, INSS e multa. O caso que mais aparece no nosso atendimento é o sócio que retira todo mês sem ata, sem balanço e sem separar pró-labore de lucro. Organizar isso depois custa bem mais caro do que manter a escrituração em dia.
O que a reforma tributária muda para quem está no Simples?
Em 2026, a CBS de 0,9% e o IBS de 0,1% estão em fase de teste, e essas alíquotas não se aplicam às empresas do Simples. A partir de 2027 os dois tributos passam a integrar o regime, recolhidos dentro do DAS.
A empresa pode optar por recolher o IBS e a CBS pelo regime regular, fora da guia, o que interessa a quem vende para outras empresas e quer transferir crédito maior ao cliente. A opção para o primeiro semestre de 2027 vai de 1º a 30 de setembro de 2026, com nova janela em março de 2027. É decisão que depende de simulação, como está no texto sobre o Simples Nacional híbrido.
Quando vale a pena chamar um contador?
Assim que a empresa sai do MEI e entra no Simples. Também quando a atividade depende do Fator R, quando o faturamento se aproxima do sublimite de R$ 3,6 milhões, a partir do qual ICMS e ISS saem do DAS, quando os sócios querem distribuir acima de R$ 50.000,00 por mês ou quando a empresa vende para outras empresas e precisa decidir sobre IBS e CBS.
A contabilidade em Campinas reúne fiscal, folha e escrituração num acompanhamento só, e o texto sobre o cálculo do pró-labore ajuda a ajustar a retirada dos sócios.
Perguntas frequentes sobre contabilidade no Simples Nacional
Empresa do Simples é obrigada a ter contabilidade?
Sim. A lei exige escrituração e balanço anual de toda sociedade empresária, e o Simples permite apenas que ela seja simplificada. A dispensa vale só para o MEI.
Empresa do Simples precisa entregar a Escrituração Contábil Digital?
Em regra, não. A exceção é a que recebeu aporte de investidor-anjo. E a dispensa desse envio não dispensa a escrituração.
O que é o Fator R?
É a relação entre a folha de salários dos últimos 12 meses, incluindo pró-labore e encargos, e a receita bruta do mesmo período. Quando chega a 28% ou mais, atividades do Anexo V passam a ser tributadas pelo Anexo III.
O INSS patronal está dentro do DAS?
Nos Anexos I, II, III e V, sim. No Anexo IV a contribuição patronal sobre folha e pró-labore é recolhida à parte.
Lucro distribuído no Simples paga imposto?
Até R$ 50.000,00 por mês por sócio, não. Acima disso a Receita Federal entende que há retenção de 10% sobre o total do mês, embora exista discussão jurídica sobre a aplicação ao Simples. A postura conservadora é reter.
Quando a empresa entrega a DEFIS?
Até 31 de março do ano seguinte. O atraso gera multa de 2% ao mês ou fração sobre os tributos informados, limitada a 20%, com mínimo de R$ 200,00.
O que acontece se a empresa passar do sublimite?
ICMS e ISS saem do DAS e passam a ser recolhidos direto ao estado e ao município, com as obrigações acessórias desses entes. O restante dos tributos continua na guia.
Confira o anexo antes que a diferença vire um ano inteiro de DAS a mais
O erro que mais encontramos é a empresa de serviço tributada no Anexo V quando poderia estar no III, porque ninguém acompanhou o Fator R. No exemplo deste texto a diferença é de R$ 3.645,00 por mês. Em um ano, isso passa de R$ 43 mil.
A RRT Contabilidade fica em Campinas, atende clientes de todo o Brasil e cuida da apuração do Simples, do Fator R, da folha, da escrituração e do planejamento da retirada de lucros.
Quer saber se a sua empresa está no anexo certo?
Fale com a equipe da RRT Contabilidade no WhatsApp com o CNPJ e o faturamento dos últimos 12 meses.
