Quanto custa um funcionário em 2026: encargos, provisões e benefícios em cada regime tributário

O que entra no custo de um funcionário?

Entram cinco grupos de valores. O primeiro é o salário bruto. O segundo são os encargos mensais sobre a folha: FGTS em todos os regimes e, dependendo do regime, INSS patronal, RAT e terceiros. O terceiro são as provisões, que é o dinheiro separado todo mês para pagar férias com o terço e 13º quando chegar a hora. O quarto são os encargos sobre essas provisões. O quinto são os benefícios.

O salário líquido que o empregado recebe não serve de base para o custo. O INSS e o imposto de renda descontados do empregado saem do salário dele, e a empresa só retém e recolhe. Por isso a conta do custo parte sempre do bruto. Quem quer ver o outro lado do holerite encontra a conta na calculadora de salário líquido.

Quanto a empresa paga de encargos em cada regime?

Depende do regime tributário e, no Simples Nacional, do anexo da atividade. A lei do Simples inclui a contribuição patronal previdenciária dentro do DAS para as atividades dos Anexos I, II, III e V. No Anexo IV, que reúne construção de imóveis e obras de engenharia, vigilância, limpeza e conservação e serviços advocatícios, a contribuição patronal é paga à parte, como nas demais empresas. No Lucro Presumido e no Lucro Real, a empresa paga tudo sobre a folha.

O RAT é a contribuição para os benefícios de acidente de trabalho. A alíquota básica é de 1%, 2% ou 3%, conforme o grau de risco da atividade principal, e é multiplicada pelo FAP, um fator entre 0,5 e 2,0 calculado pelo histórico de acidentes da empresa. Terceiros são as contribuições para salário-educação, INCRA, Sebrae e o Sistema S. O total de 5,8% é o mais comum em comércio e indústria, mas muda conforme o enquadramento da empresa.

Empresas de alguns setores que ainda usam a desoneração da folha estão em transição, com volta gradual da contribuição patronal sobre a folha entre 2025 e 2027, em 2026 na proporção de 50% da alíquota, e alíquota cheia a partir de 2028. Nesses casos a conta do INSS patronal é diferente e precisa ser feita caso a caso.

Um ponto que costuma confundir: no Simples, a contribuição patronal dentro do DAS não significa que ela não existe. Ela é cobrada sobre o faturamento, dentro da alíquota do DAS, e não sobre a folha. Por isso contratar alguém não aumenta a guia do Simples dos Anexos I, II, III e V, mas também não é custo zero para o negócio. E o Simples de todos os anexos, inclusive o IV, é dispensado das contribuições de terceiros.

Como calcular as provisões de férias e 13º?

Todo mês o empregado ganha 1/12 do 13º e 1/12 das férias, e as férias ainda têm o adicional de um terço garantido pela Constituição. Por isso a provisão mensal de 13º é o salário dividido por 12, ou 8,33%, e a de férias com o terço é o salário dividido por 12 e multiplicado por 4/3, ou 11,11%. Juntas, as duas dão 19,44% do salário. O post sobre o cálculo do 13º salário mostra como a parcela é apurada.

Sobre esses valores também incidem encargos quando são pagos. O FGTS de 8% incide sobre o 13º e sobre as férias gozadas com o terço. Fora do Simples, e no Anexo IV, também incidem INSS patronal e RAT, e no Presumido e no Real, terceiros. É isso que a linha de encargos sobre as provisões representa.

Provisionar não é obrigatório para a empresa pequena fazer a conta, mas é o que evita o susto em dezembro e no mês das férias. Quem olha só para o salário e o FGTS subestima o custo em cerca de 20% no Simples, e em mais de 40% no Anexo IV e no Presumido ou Real.

Quanto custa um funcionário com salário de R$ 3.000?

O exemplo usa números redondos e RAT de 2% com FAP de 1,0 nos regimes em que o RAT é pago à parte. Os valores seguem a mesma lógica da tabela anterior.

Os encargos sobre as provisões saem de uma conta só: as provisões somam R$ 583,33. No Simples dos Anexos I, II, III e V, 8% disso dá R$ 46,67. No Anexo IV, 30%, que é 20% mais 2% mais 8%, dá R$ 175,00. No Presumido e no Real, 35,8%, que é 20% mais 2% mais 5,8% mais 8%, dá R$ 208,83.

Em percentual sobre o salário, o custo fica 29% acima do bruto no Simples dos Anexos I, II, III e V, 55,28% acima no Anexo IV e 62,21% acima no Presumido e no Real. No ano, isso significa cerca de R$ 46.440,00 no primeiro caso e R$ 58.393,92 no último, antes dos benefícios.

Quanto pesam vale-transporte, vale-refeição e plano de saúde?

Pesam bastante, e muitas vezes mais que os encargos. Continuando o exemplo, suponha passagens de R$ 300,00 por mês, vale-refeição de R$ 500,00 e plano de saúde de R$ 300,00 pagos pela empresa.

No vale-transporte, a lei permite descontar do empregado até 6% do salário-base. Em R$ 3.000,00, isso é R$ 180,00, e o custo da empresa fica em R$ 120,00. O vale-transporte não tem INSS nem FGTS.

O vale-refeição ou vale-alimentação não é obrigatório pela CLT, mas muitas convenções coletivas obrigam. Pago em cartão ou tíquete, e não em dinheiro, ele não integra o salário e não gera encargos.

O plano de saúde também não é obrigatório pela lei e não integra o salário. A convenção coletiva pode exigir o benefício ou uma parte mínima paga pela empresa.

Com esses três benefícios, que somam R$ 920,00, o custo mensal do exemplo vai para R$ 4.790,00 no Simples dos Anexos I, II, III e V, R$ 5.578,33 no Anexo IV e R$ 5.786,16 no Presumido e no Real. Em percentual, é de 59,67% a 92,87% acima do salário.

Como calcular o custo do seu funcionário passo a passo?

Comece confirmando o regime e o anexo: Simples dos Anexos I, II, III e V, Simples do Anexo IV ou Lucro Presumido e Real. Isso define se há INSS patronal, RAT e terceiros. Se for o caso, descubra o RAT, que depende da atividade principal, e o FAP, que a empresa consulta no portal da Previdência.

Depois calcule os encargos mensais, com o FGTS de 8% sempre e os encargos patronais do regime, e some as provisões: 8,33% de 13º e 11,11% de férias com o terço, mais os encargos sobre elas. Acrescente os benefícios, com o custo líquido do vale-transporte, o vale-refeição, o plano de saúde e o que a convenção coletiva exigir.

Por fim, confira o piso da categoria: o salário usado na conta não pode ficar abaixo do piso da convenção coletiva, que costuma ser maior que o salário mínimo de R$ 1.621,00.

No atendimento do nosso escritório em Campinas, e dos clientes que acompanhamos em todo o Brasil, o erro que mais vemos em quem vai contratar pela primeira vez é calcular só salário e FGTS. Aí o caixa aperta no primeiro dezembro, com o 13º, ou nas primeiras férias. O outro erro é esquecer a convenção coletiva, que pode trazer piso, vale-refeição obrigatório, seguro de vida e adicional de horas extras maior que o da CLT.

O que a conta mensal não mostra?

A conta mensal não inclui custos que só aparecem em certas situações. Horas extras, adicional noturno, insalubridade e periculosidade aumentam o salário e, com ele, todos os encargos. Na dispensa sem justa causa há aviso prévio e multa de 40% do FGTS, como mostra o post sobre a rescisão de contrato de trabalho. Também ficam de fora exames médicos obrigatórios, uniforme, treinamento e o tempo gasto com a rotina de folha, eSocial e FGTS Digital.

No Simples Nacional, a folha tem ainda um efeito indireto. Para algumas atividades de serviço, o anexo depende do Fator R, que é a folha dos últimos 12 meses dividida pelo faturamento do mesmo período. Com folha de pelo menos 28% do faturamento, a atividade sai pelo Anexo III, com alíquota inicial de 6%; abaixo disso, pelo Anexo V, que começa em 15,5%. A contratação real entra nessa conta, e o contador consegue mostrar o efeito no DAS antes da decisão.

Quando vale a pena chamar um contador?

Antes de abrir a vaga. O contador confere o regime e o anexo da empresa, o RAT e o FAP, a convenção coletiva da categoria e o efeito da folha no imposto, e entrega o custo real da contratação, e não uma estimativa por percentual genérico.

Também vale quando a empresa vai mudar de regime, porque o custo de cada funcionário muda junto, ou quando está comparando contratar pela CLT com outras formas de contratação. Se você vai contratar, fale com a RRT pelo WhatsApp. O nosso departamento pessoal em Campinas faz a conta com o regime da sua empresa e a convenção da categoria.

Perguntas frequentes sobre quanto custa um funcionário

Quanto custa um funcionário que ganha um salário mínimo?

No Simples dos Anexos I, II, III e V, cerca de 29% acima do salário, antes dos benefícios: R$ 2.091,09 por mês para o salário mínimo de R$ 1.621,00. No Presumido e no Real, com RAT de 2%, fica cerca de 62% acima. A convenção coletiva pode exigir piso maior e benefícios.

Empresa do Simples paga INSS patronal sobre a folha?

Nos Anexos I, II, III e V, não paga à parte, porque a contribuição patronal já está dentro do DAS. No Anexo IV, paga os 20% de INSS patronal e o RAT separados, mas continua dispensada das contribuições de terceiros.

O FGTS é pago em todos os regimes?

Sim. O depósito de 8% sobre a remuneração é devido em todos os regimes, inclusive no Simples Nacional, e incide também sobre o 13º e as férias gozadas com o terço.

Vale-refeição é obrigatório?

A CLT não obriga, mas muitas convenções coletivas obrigam. Pago em cartão ou tíquete, ele não integra o salário e não gera encargos.

Quanto é a provisão de férias e 13º por mês?

Cerca de 19,44% do salário: 8,33% de 13º e 11,11% de férias com o terço. Sobre essa reserva ainda incidem FGTS e, conforme o regime, encargos patronais.

O custo anual é o salário vezes 12?

Não. No ano, o empregado recebe 12 salários, o 13º e o terço de férias, e sobre tudo isso incidem encargos. Somando as provisões ao custo mensal, a conta anual fica certa.

Quanto custa por mês um funcionário de R$ 3.000 no Simples?

R$ 3.870,00 nos Anexos I, II, III e V, antes dos benefícios. A conta soma o salário, o FGTS de 8%, as provisões de férias com o terço e de 13º e o FGTS sobre essas provisões.

Saiba o custo real antes de contratar

O salário é só uma parte do que o funcionário custa. Encargos, provisões e benefícios mudam conforme o regime tributário e a convenção da categoria, e fazer essa conta antes da contratação evita surpresa no caixa.

A RRT Contabilidade fica em Campinas, atende clientes de todo o Brasil e calcula o custo de cada contratação conforme o regime da empresa e a convenção coletiva, cuidando da folha, do eSocial e do FGTS depois da admissão.

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