Sim, o inventário de estoque é obrigatório para toda empresa que é contribuinte do ICMS ou do IPI, e também para quem apura o Imposto de Renda pelo Lucro Real. Uma vez por ano, com base no estoque existente em 31 de dezembro, a empresa precisa listar cada mercadoria, matéria-prima e produto que tem, com quantidade e valor, e registrar isso no Livro Registro de Inventário. A empresa do Simples Nacional que vende mercadoria também entra nessa regra.
Com um sistema de estoque minimamente organizado, o inventário vira rotina de fim de ano, e não um problema. Aqui você vê quem é obrigado, onde e quando o inventário é informado, o que muda para o Simples Nacional, como fazer a contagem e como escolher entre custo médio e PEPS.
Quem é obrigado a fazer o inventário de estoque?
É obrigado quem tem estoque de mercadoria ligado a ICMS, IPI ou Lucro Real. Na prática, isso inclui comércio, indústria, distribuidora e qualquer empresa com inscrição estadual que compra para revender ou produzir.
Existem duas frentes que exigem o inventário, e elas se somam. A primeira é a fiscal do ICMS e do IPI: as regras nacionais dos livros fiscais, seguidas por todos os estados, preveem o Livro Registro de Inventário para os contribuintes desses impostos. A segunda é a do Imposto de Renda: o regulamento do imposto determina que o livro de inventário liste as mercadorias, os produtos, as matérias-primas e os bens em almoxarifado existentes na data do balanço.
Quem só presta serviço tributado pelo ISS e não tem mercadoria para vender, em regra, não tem inventário a fazer. Material de uso próprio, como papelaria ou produtos de limpeza, não é estoque para venda.
Onde o inventário é informado, no livro ou no Bloco H?
Para quem entrega a EFD ICMS/IPI, a escrituração fiscal digital que substituiu os livros em papel, o inventário é informado no Bloco H. O Livro Registro de Inventário passa a ser o próprio Bloco H do arquivo digital.
A regra do inventário anual é que o estoque de 31 de dezembro seja informado na EFD do mês de fevereiro do ano seguinte. O inventário de 31 de dezembro de 2025, por exemplo, foi informado na EFD de fevereiro de 2026, entregue em março de 2026. O prazo exato de entrega da EFD é definido por cada estado, e alguns têm regra própria para o mês de apresentação, por isso vale conferir a legislação local.
O Bloco H não é usado só no fim do ano. O campo que indica o motivo do inventário tem seis opções. O código 01 é o inventário no final do período, anual ou de outra periodicidade. O 02 é mudança na forma de tributação da mercadoria, como entrada na substituição tributária. O 03 cobre baixa da inscrição, paralisação temporária e situações parecidas. O 04 é mudança de regime, como entrada ou saída do Simples Nacional. O 05 é exigência do fisco. E o 06 é o controle de mercadorias da substituição tributária, para restituição, ressarcimento ou complementação.
Um ponto que pega muita gente de surpresa é o motivo 04. A empresa que sai do regime normal e entra no Simples, ou o contrário, precisa levantar o estoque na data da mudança. Sem isso, perde a base para calcular créditos e débitos de ICMS da transição.
Empresa do Simples Nacional precisa fazer inventário?
Precisa, se for contribuinte do ICMS. A lista de livros obrigatórios da microempresa e da empresa de pequeno porte do Simples inclui o Livro Registro de Inventário, onde devem constar os estoques existentes no fim de cada ano.
A diferença é o formato. A maioria das empresas do Simples é dispensada da EFD ICMS/IPI, então o inventário fica no livro, impresso ou em arquivo, e não no Bloco H. Alguns estados, porém, exigem a EFD de optantes do Simples em situações específicas, e aí o inventário vai no Bloco H como em qualquer outra empresa.
O que acontece se a empresa não fizer o inventário?
Os problemas aparecem nas duas pontas, no estado e na Receita Federal. No ICMS, deixar de escriturar ou de informar o inventário gera multa pela legislação de cada estado, e os valores e critérios variam muito, por isso é preciso consultar o regulamento do seu estado.
Além da multa, o fisco estadual usa o inventário para cruzar entradas, saídas e estoque. Sem inventário confiável, ele pode presumir venda sem nota quando as quantidades não fecham, o que é muito mais caro do que a multa pela falta do livro.
No Imposto de Renda, a empresa do Lucro Real sem inventário não consegue apurar o custo das mercadorias vendidas de forma aceitável. Quando a escrituração não permite apurar o lucro real, a Receita pode arbitrar o lucro, que costuma ser a forma de tributação mais cara.
Como fazer a contagem do estoque passo a passo?
Primeiro, defina a data e congele a movimentação: escolha o fim do expediente de 31 de dezembro, ou outro momento definido pelo motivo do inventário, e evite entradas e saídas durante a contagem.
Segundo, organize o espaço e separe o que não é seu. Mercadoria de terceiros em seu poder, como consignação ou conserto, é listada à parte. Mercadoria sua em poder de terceiros também precisa entrar no inventário.
Terceiro, conte por equipes e por área: divida o estoque por corredores ou prateleiras, faça a contagem em duplas e registre em fichas numeradas. Quarto, reconte as divergências: compare com o saldo do sistema e reconte os itens em que a diferença for relevante antes de ajustar qualquer coisa.
Quinto, valorize cada item pelo custo, com o critério que a empresa já usa, identificando cada produto por código, descrição, unidade e NCM. Sexto, ajuste o sistema e registre: lance as diferenças apuradas, com justificativa, e gere o livro ou o Bloco H a partir do saldo final conferido.
Um erro comum é deixar produtos parados, vencidos ou danificados no estoque só para não mexer. Eles precisam ser tratados com baixa documentada, porque inflar o estoque também distorce o lucro e o imposto.
Custo médio ou PEPS, qual método usar?
As duas formas são aceitas pela legislação do Imposto de Renda. O custo médio ponderado divide o valor total das compras pela quantidade total. O PEPS, sigla para primeiro que entra, primeiro que sai, considera que as unidades mais antigas são vendidas primeiro e que o estoque final é formado pelas compras mais recentes. O UEPS, último que entra, primeiro que sai, não é aceito para fins fiscais no Brasil.
Uma loja comprou 100 unidades de um produto a R$ 10,00 em outubro e mais 100 unidades a R$ 12,00 em novembro, e vendeu 120 unidades em dezembro. No fim do ano restam 80 unidades.
Pelo custo médio, o custo unitário é de R$ 11,00: R$ 1.000,00 mais R$ 1.200,00 dá R$ 2.200,00, divididos por 200 unidades. O estoque final vale 80 vezes R$ 11,00, ou R$ 880,00, e o custo das 120 unidades vendidas é de R$ 1.320,00.
Pelo PEPS, as 120 unidades vendidas saem primeiro das 100 mais antigas, a R$ 10,00, e depois de 20 das novas, a R$ 12,00, com custo de R$ 1.240,00. O estoque final fica com 80 unidades a R$ 12,00, ou seja, R$ 960,00.
A diferença de R$ 80,00 no custo vira diferença no lucro. Com preços subindo, o PEPS mostra estoque maior, custo menor e lucro maior, o que aumenta o imposto no Lucro Real. O mais importante é manter o mesmo critério ao longo do tempo, porque trocar de método de um ano para outro sem justificativa chama a atenção da fiscalização.
Quando vale a pena chamar um contador?
Quando a empresa nunca fez inventário e precisa regularizar os anos anteriores, quando os saldos do sistema não batem com o estoque físico, quando vai mudar de regime tributário ou encerrar a inscrição estadual, ou quando está no Lucro Real e o estoque pesa no resultado. Nesses momentos o inventário deixa de ser burocracia e passa a definir imposto.
Também vale antes de 31 de dezembro, para planejar a contagem e revisar o critério de custo, com tempo de corrigir o que estiver fora.
Perguntas frequentes sobre inventário de estoque
Qual a data do inventário anual?
O inventário anual é feito com base no estoque existente em 31 de dezembro. Para quem entrega EFD ICMS/IPI, ele é informado no Bloco H da escrituração de fevereiro do ano seguinte, salvo regra diferente do estado.
MEI precisa fazer inventário de estoque?
O MEI não tem a obrigação de escriturar o Livro Registro de Inventário como as demais empresas do Simples. Mesmo assim, controlar o estoque ajuda a acompanhar o faturamento e o limite anual.
Empresa sem estoque precisa entregar o inventário?
Quem é obrigado ao Bloco H e não tem estoque na data informa o inventário sem itens, com valor zero. No livro físico, registra-se que não havia estoque.
O inventário entra só com mercadoria para revenda?
Não. Entram mercadorias para revenda, matérias-primas, embalagens, produtos em elaboração e produtos acabados, incluindo os seus que estão em poder de terceiros. Mercadoria de terceiros em seu poder é informada separadamente.
Posso mudar de custo médio para PEPS?
Pode, mas não é recomendável trocar sem motivo. A mudança afeta o lucro do ano e deve ser documentada, e o critério escolhido deve ser mantido de forma consistente.
Mudar do Simples para o Lucro Presumido exige inventário?
Sim. A mudança de regime é um dos motivos previstos para o inventário, e o levantamento na data da troca é o que permite calcular corretamente o ICMS da transição.
O inventário precisa ser assinado por contador?
O livro ou o arquivo digital integra a escrituração da empresa e é de responsabilidade do contabilista que assina a escrituração, junto com o representante legal.
Conte o estoque antes que a diferença vire presunção de venda
O que mais vemos no atendimento é a empresa do Simples que acredita estar livre do inventário porque paga tudo no DAS. Ela só descobre o problema quando precisa de balanço para um financiamento, sai do Simples ou recebe uma fiscalização estadual, e aí o estoque de anos anteriores precisa ser reconstruído.
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