Despesas dedutíveis são os gastos que a empresa pode descontar do lucro para calcular o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica e a CSLL. Isso só acontece no Lucro Real, o regime em que o imposto é calculado sobre o lucro de verdade. No Lucro Presumido e no Simples Nacional, o imposto sai de um percentual sobre o faturamento, e as despesas não mudam o valor a pagar.
A boa notícia é que a regra geral é simples: a despesa precisa ser necessária para a atividade, usual no tipo de negócio e comprovada com documento. Aqui você entende o que a lei considera dedutível, o que fica de fora, quais despesas têm limite, como funciona a depreciação e quanto uma despesa mal classificada custa no imposto.
Neste artigo
- Em qual regime tributário a despesa reduz o imposto
- O que torna uma despesa dedutível
- Quais despesas não são dedutíveis
- Quais despesas têm limite de dedução
- Como funciona a depreciação na dedução
- Quanto custa uma despesa indedutível lançada como dedutível
- Que documentos comprovam uma despesa dedutível
- Quando vale a pena chamar um contador
- Perguntas frequentes sobre despesas dedutíveis
Em qual regime tributário a despesa reduz o imposto
Só no Lucro Real. Nesse regime, o IRPJ e a CSLL são calculados sobre o lucro contábil, ajustado por adições e exclusões previstas na lei. As despesas aceitas reduzem o lucro e, com ele, o imposto. As não aceitas, chamadas indedutíveis, são somadas de volta ao lucro no Livro de Apuração do Lucro Real, o Lalur, que hoje é entregue dentro da ECF. O post sobre o Lucro Real explica a apuração.
No Lucro Presumido, a Receita presume que o lucro é um percentual do faturamento, e o imposto é calculado sobre essa presunção. No Simples Nacional, a empresa paga uma alíquota sobre a receita dentro do DAS. Nos dois casos, gastar mais ou menos não muda o IRPJ nem a CSLL.
Isso não quer dizer que as despesas não importam fora do Lucro Real. Elas continuam sendo registradas na contabilidade, definem o lucro que pode ser distribuído aos sócios e entram na comparação de regimes. O que não acontece é a redução direta do imposto.
O que torna uma despesa dedutível
A lei do imposto de renda de 1964, reproduzida no Regulamento do Imposto de Renda, define como operacionais, e por isso dedutíveis, as despesas necessárias à atividade da empresa e à manutenção da fonte produtora. A própria lei explica que necessárias são as pagas ou incorridas para realizar as transações ou operações exigidas pela atividade, e que as despesas admitidas são as usuais ou normais no tipo de negócio.
Na prática, a pergunta a fazer é: esse gasto tem ligação com a forma como a empresa ganha dinheiro? Aluguel do escritório, salários e encargos, energia, internet, softwares, honorários de contador e advogado, fretes, material de escritório, marketing e manutenção de equipamentos costumam passar nesse teste sem dificuldade.
O teste falha quando o gasto beneficia o sócio e não a empresa, quando não tem documento ou quando é desproporcional à atividade. Uma viagem de família paga pela empresa, por exemplo, não vira despesa da empresa só porque saiu da conta dela.
Quais despesas não são dedutíveis
A lei federal de 1995 que trata do IRPJ e da CSLL lista despesas que não podem ser deduzidas nem no IRPJ nem na CSLL, mesmo que a empresa as considere necessárias. As principais são os brindes, como canecas, agendas e kits com a marca da empresa distribuídos a clientes; a alimentação de sócios, acionistas e administradores; as provisões, com exceção das feitas para pagar férias e 13º salário dos empregados e das provisões técnicas de seguradoras e entidades de previdência; as doações, fora das exceções com limite que a própria lei prevê; e as contribuições não obrigatórias, exceto as destinadas a seguros e planos de saúde e a previdência complementar em favor de empregados e dirigentes.
A mesma lei veda a dedução de aluguel, arrendamento, depreciação, manutenção, seguros e outros gastos com bens móveis e imóveis que não estejam intrinsecamente ligados à produção ou à comercialização. É o caso do carro usado pelo sócio no dia a dia sem relação com o negócio.
As multas também pedem atenção. A lei federal de 1995 sobre a apuração do lucro proíbe deduzir as multas por infrações fiscais, com exceção das de natureza compensatória, como a multa de mora por pagar um tributo com atraso, e das aplicadas por infrações que não resultaram em falta ou insuficiência de pagamento. A multa punitiva de um auto de infração, portanto, não reduz o imposto.
Sobre a festa de fim de ano, a discussão é própria e já foi tratada no post sobre a festa de confraternização, com as condições que precisam ser observadas antes de lançar o gasto como despesa.
Quais despesas têm limite de dedução
As doações são o principal exemplo. A lei permite deduzir as doações a instituições de ensino e pesquisa que atendam às condições legais até 1,5% do lucro operacional, e as doações a entidades civis sem fins lucrativos que prestem serviços gratuitos em benefício de empregados ou da comunidade, também dentro das condições legais, até 2% do lucro operacional. Doação fora dessas hipóteses, ou acima do limite, é somada de volta ao lucro.
Existem ainda as doações incentivadas, como as feitas a fundos dos direitos da criança e do adolescente e a projetos culturais aprovados. Elas funcionam de outro jeito: em vez de reduzir o lucro, permitem abater parte do próprio imposto devido, dentro de limites fixados em cada lei.
O PAT, Programa de Alimentação do Trabalhador, segue uma lógica parecida. A despesa com a alimentação fornecida aos empregados dentro do programa é dedutível como despesa operacional e, além disso, dá direito a um incentivo que desconta parte do IRPJ, limitado a 4% do imposto devido à alíquota de 15%, sem o adicional. Em janeiro de 2026, a Receita Federal, na Solução de Consulta Cosit nº 3/2026, baseada em parecer da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, reconheceu que a limitação criada pelo decreto de 2021, que restringia o incentivo aos trabalhadores com até cinco salários mínimos e a um salário mínimo por empregado, não deve mais ser exigida para fins tributários, e que a dedução abrange a parcela do benefício sem limite de valor por empregado.
Por outro lado, desde 1º de janeiro de 2026 o PAT entrou na redução de benefícios fiscais da Lei Complementar 224/2025. Pela orientação da Receita, a empresa aplica 90% sobre o valor do incentivo e 90% sobre o teto de 4%, e fica com o menor dos dois. Na prática, o teto passa a ser de 3,6% do imposto à alíquota de 15%. Por isso a conta do PAT precisa ser conferida pelo contador ano a ano.
Como funciona a depreciação na dedução
Depreciação é a perda de valor dos bens pelo uso e pelo tempo. Quando a empresa compra uma máquina, um computador ou um veículo usado na operação, o valor não é deduzido de uma vez: ele é lançado como despesa aos poucos, ao longo da vida útil do bem.
A Receita Federal publica os prazos de vida útil e as taxas anuais em anexo da instrução normativa de 2017 que consolida o IRPJ e a CSLL, organizados pela classificação fiscal do bem. Os automóveis de passageiros, por exemplo, têm vida útil de cinco anos e taxa de 20% ao ano, enquanto caminhões e motocicletas ficam em quatro anos e 25% ao ano. Edificações, máquinas e computadores têm taxas próprias no mesmo anexo, e a empresa pode usar taxa maior só se comprovar, com laudo técnico, vida útil menor. Depreciação acima da taxa admitida, sem essa prova, é somada de volta ao lucro.
Exemplo: um automóvel de R$ 60.000,00 usado pela equipe comercial, depreciado a 20% ao ano, gera R$ 12.000,00 de despesa dedutível por ano, durante cinco anos. Bens de valor unitário de até R$ 1.200,00, ou com vida útil de até um ano, podem ser deduzidos direto como despesa no ano da compra, desde que tenham utilidade funcional sozinhos, e não como parte de um conjunto.
Terreno não se deprecia. E o bem precisa estar em uso na atividade: a máquina parada no depósito, sem uso, não gera depreciação dedutível.
Quanto custa uma despesa indedutível lançada como dedutível
No Lucro Real, o IRPJ é de 15%, com adicional de 10% sobre a parte do lucro que passa de R$ 20.000,00 por mês, e a CSLL é de 9% para a maioria das empresas. Para uma empresa que já está acima do limite do adicional, cada real de lucro paga 34% de IRPJ e CSLL.
Exemplo com números redondos e hipotéticos: uma empresa do Lucro Real, com lucro mensal acima de R$ 20.000,00, gastou R$ 10.000,00 com brindes para clientes e lançou o valor como despesa dedutível. Na fiscalização, o valor é somado de volta ao lucro, e a diferença de imposto é de 34% de R$ 10.000,00, ou seja, R$ 3.400,00, mais multa de ofício e juros.
O mesmo raciocínio mostra o outro lado. Uma despesa dedutível de R$ 10.000,00 que a empresa deixou de registrar custa os mesmos R$ 3.400,00 em imposto pago a mais. Por isso a classificação correta vale para os dois lados.
| Despesa | Tratamento no Lucro Real |
|---|---|
| Salários, encargos e benefícios dos empregados | Dedutível |
| Aluguel e manutenção do imóvel usado na atividade | Dedutível |
| Depreciação de bens usados na operação | Dedutível, dentro das taxas da Receita |
| Multa de mora por tributo pago com atraso | Dedutível |
| Doações dentro das hipóteses da lei | Dedutível até 1,5% ou 2% do lucro operacional |
| Brindes | Indedutível |
| Alimentação de sócios e administradores | Indedutível |
| Multa punitiva por infração fiscal | Indedutível |
| Provisões, exceto férias e 13º | Indedutível |
Que documentos comprovam uma despesa dedutível
A regra é simples: sem documento, não há dedução. O documento precisa estar em nome da empresa, com CNPJ, e descrever o que foi comprado ou contratado. Nota fiscal é o documento principal. Contratos, recibos com identificação completa do prestador, comprovantes de pagamento e relatórios de uso ajudam a mostrar que a despesa é real e ligada à atividade.
Guarde esses documentos pelo menos até o fim do prazo em que a Receita pode revisar a apuração, que em regra é de cinco anos. Em despesas que costumam ser questionadas, como viagens, veículos, consultorias e serviços de partes ligadas aos sócios, vale guardar também a justificativa do gasto: quem viajou, para quê, qual foi o resultado do serviço contratado.
No atendimento do nosso escritório em Campinas, e dos clientes que acompanhamos em todo o Brasil, o que mais vemos travar a dedução não é a despesa proibida por lei, e sim a despesa legítima sem documento, como a nota emitida no CPF do sócio ou o serviço pago sem nota nem contrato.
Quando vale a pena chamar um contador
Quando a empresa está no Lucro Real ou avalia mudar para ele, porque a economia do regime depende de classificar bem as despesas e de fazer o Lalur com as adições e exclusões certas. O post sobre Lucro Real e Lucro Presumido ajuda nessa comparação. Também vale antes de gastos maiores com doações, patrocínios, veículos ou programas como o PAT, que têm regras e limites próprios.
E vale sempre que houver dúvida se um gasto é da empresa ou do sócio. Misturar as duas coisas prejudica a dedução e pode ainda gerar discussão sobre distribuição disfarçada de lucros. É esse o trabalho da nossa contabilidade tributária em Campinas: revisar as despesas todo mês e apurar o imposto com segurança. Se quer uma revisão das despesas da sua apuração, fale com a RRT pelo WhatsApp.
Perguntas frequentes sobre despesas dedutíveis
Empresa do Simples Nacional pode deduzir despesas do imposto?
Não. No Simples Nacional o imposto é calculado sobre a receita bruta, dentro do DAS, e as despesas não reduzem o valor a pagar. Elas continuam importantes para a contabilidade e para apurar o lucro que pode ser distribuído aos sócios.
Empresa do Lucro Presumido pode deduzir despesas?
Não do IRPJ e da CSLL, porque o lucro é presumido como um percentual do faturamento. As despesas só reduzem o imposto no Lucro Real.
Brinde para cliente é despesa dedutível?
Não. A lei proíbe a dedução de despesas com brindes, tanto no IRPJ quanto na CSLL, no Lucro Real.
Refeição dos sócios paga pela empresa é dedutível?
Não. A alimentação de sócios, acionistas e administradores é indedutível. A alimentação fornecida a todos os empregados, sem distinção, é aceita como despesa.
Multa paga pela empresa pode ser deduzida?
Depende do tipo. A multa de mora por atraso no pagamento de tributo tem natureza compensatória e é dedutível. A multa punitiva por infração fiscal que resultou em falta de pagamento de imposto não é.
Qual a taxa de depreciação de um automóvel?
Pelo anexo da instrução normativa da Receita, os automóveis de passageiros têm vida útil de cinco anos e taxa de 20% ao ano. Caminhões e motocicletas ficam em 25% ao ano. Taxas maiores exigem laudo técnico.
Juros sobre capital próprio reduzem o IRPJ e a CSLL?
Sim, no Lucro Real. A empresa pode deduzir os juros pagos ou creditados aos sócios sobre o patrimônio líquido, limitados à variação da TJLP, pro rata dia, desde que tenha lucro do período, ou lucros acumulados e reservas de lucros, de pelo menos duas vezes o valor dos juros. Desde 1º de janeiro de 2026, o imposto retido na fonte sobre esses juros é de 17,5%.
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