Para emitir nota fiscal, a empresa precisa ter as inscrições certas para a sua atividade, acessar o emissor do órgão que autoriza aquela nota e preencher os dados do cliente, do produto ou serviço, dos valores e dos impostos. Serviço se emite em NFS-e, no emissor da prefeitura ou no emissor nacional. Mercadoria se emite em NF-e ou NFC-e, autorizada pela Secretaria da Fazenda do estado, a SEFAZ. O MEI segue o mesmo raciocínio, com caminhos mais simples e gratuitos.
A boa notícia é que, depois da primeira nota configurada, as próximas saem em poucos minutos. Aqui você entende o que preparar antes de emitir, o passo a passo da nota de serviço e da nota de venda, como o MEI emite a dele, o que muda com os campos de CBS e IBS e os erros que mais travam a emissão.
O que a empresa precisa ter antes de emitir a primeira nota?
Precisa do CNPJ ativo e da inscrição no órgão que autoriza a nota. Para serviço, é a inscrição municipal, que é o cadastro da empresa na prefeitura. Para venda de mercadoria, é a inscrição estadual, que é o cadastro de contribuinte do ICMS no estado. Quem vende e presta serviço precisa das duas.
Também é preciso saber o regime tributário da empresa, porque ele muda campos da nota, e ter os códigos da atividade em mãos. Na nota de serviço entra o item da lista de serviços da Lei Complementar 116/2003. Na nota de mercadoria entram o NCM, que classifica o produto, e o CFOP, que identifica o tipo de operação, como venda dentro do estado ou para outro estado.
Se você ainda não sabe qual documento a sua empresa emite, o nosso post sobre tipos de nota fiscal explica a diferença entre NF-e, NFC-e e NFS-e. Aqui o foco é o passo a passo da emissão.
Como emitir nota fiscal passo a passo?
A sequência abaixo vale para qualquer tipo de nota. O que muda é o sistema e alguns campos, explicados nas seções seguintes.
- Confirme o tipo de nota: Serviço sujeito ao ISS é NFS-e. Venda de mercadoria para empresa ou para outro estado é NF-e. Venda presencial ao consumidor no varejo é, em regra, NFC-e.
- Confira as inscrições: Veja se a empresa tem inscrição municipal, estadual ou as duas, conforme o que vende.
- Garanta o acesso ao emissor: Para NF-e e NFC-e, em regra, a empresa precisa de certificado digital e de credenciamento na SEFAZ. Para NFS-e, o acesso depende do sistema da prefeitura ou do emissor nacional, que aceita conta gov.br ou certificado digital.
- Cadastre os dados fixos: Configure no sistema os dados da empresa, o regime tributário, os produtos com NCM ou os serviços com o item da lista, e as alíquotas informadas pelo contador.
- Preencha o cliente: Nome ou razão social, CPF ou CNPJ e endereço. Na nota de serviço, o cliente é chamado de tomador.
- Descreva o que foi vendido ou prestado: Use uma descrição clara, com quantidade, período e número do contrato ou pedido, quando houver.
- Informe valores e impostos: Valor total, descontos, retenções quando o cliente for obrigado a reter, e os tributos que o sistema pedir.
- Transmita e aguarde a autorização: A nota só vale depois de autorizada pelo órgão. Guarde o arquivo XML, que é a nota de verdade, e o documento auxiliar em PDF.
- Envie ao cliente e guarde: Mande o XML e o PDF ao cliente e arquive as notas, porque elas são a base da apuração dos impostos do mês.
Como emitir NFS-e, a nota de serviço?
Você entra no emissor indicado pela sua prefeitura, informa o tomador, escolhe o item da lista de serviços, descreve o serviço e informa o valor. O sistema calcula o ISS conforme o município e o regime da empresa, e a nota sai autorizada na hora.
Desde 1º de janeiro de 2026, a Lei Complementar 214/2025 obriga os municípios a trabalhar no padrão nacional da NFS-e: ou autorizam a emissão pelo emissor nacional, ou mantêm sistema próprio e compartilham as notas no padrão nacional. Para as microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional, a Resolução CGSN 191/2026 tornou obrigatório o emissor nacional a partir de 1º de novembro de 2026. As empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real seguem o sistema e o calendário indicados pela prefeitura. O calendário completo e o caso de Campinas estão no nosso post sobre a NFS-e nacional.
Dois campos merecem atenção. O primeiro é o local da prestação, porque em alguns serviços o ISS é devido no município onde o serviço foi prestado. O segundo é a retenção: quando o cliente é obrigado a reter ISS, INSS ou tributos federais, a nota precisa trazer esses valores para que o desconto no pagamento bata com o documento.
Como emitir NF-e e NFC-e, as notas de venda?
Para emitir NF-e, a empresa precisa de inscrição estadual, de credenciamento como emissora na SEFAZ do seu estado, de certificado digital e de um sistema emissor, que pode ser um programa comercial ou um emissor gratuito oferecido pelo estado. O certificado digital é o arquivo ou cartão que assina a nota eletronicamente em nome da empresa.
A NFC-e, a nota do consumidor no varejo, exige mais um item: o CSC, Código de Segurança do Contribuinte. É um código gerado no site da SEFAZ e cadastrado no sistema de vendas, usado para montar o QR Code que o consumidor lê para consultar a nota. Sem o CSC configurado, a NFC-e não é autorizada.
Os sistemas de nota têm um ambiente de testes, chamado homologação, e o ambiente real, chamado produção. Nota emitida em homologação não tem valor. Um erro comum é passar semanas emitindo em teste achando que as notas estavam valendo.
As regras de cada estado mudam detalhes, como a obrigatoriedade da NFC-e por segmento e o valor máximo por nota. Por isso, confira o manual da SEFAZ do seu estado antes da primeira emissão.
Como o MEI emite nota fiscal?
O MEI prestador de serviço emite a NFS-e obrigatoriamente pelo emissor nacional, no site ou no aplicativo, desde 1º de setembro de 2023. O acesso pode ser feito com a conta gov.br, sem certificado digital. O ISS do MEI já está dentro do valor fixo do DAS, então a nota não gera guia de ISS.
O MEI é obrigado a emitir nota quando vende ou presta serviço para empresa com CNPJ, salvo se o cliente emitir nota fiscal de entrada. Para consumidor pessoa física, a Receita Federal informa que o MEI está dispensado de emitir nota, mas nada impede que emita se o cliente pedir.
Na venda de mercadorias, a Receita Federal informa que o MEI é dispensado da NF-e pela regra nacional, e o caminho para documentar a venda depende do estado. Em São Paulo, a SEFAZ oferece o aplicativo Nota Fiscal Fácil, gratuito, que permite ao MEI emitir NF-e e NFC-e pelo celular, sem certificado digital. Em outros estados, confira na SEFAZ local qual emissor está disponível e se a nota avulsa é uma opção. O passo a passo da nota avulsa está no nosso post sobre nota fiscal avulsa.
O que muda na nota com a CBS e o IBS?
As notas passaram a ter campos para a CBS, contribuição federal, e para o IBS, imposto de estados e municípios, que em 2026 estão em fase de teste, com alíquotas de 0,9% e 0,1%. Em 2026 esses valores são informativos: a empresa que cumpre as obrigações acessórias não recolhe esses tributos.
O calendário foi definido pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026. Para as empresas fora do Simples, a NF-e e a NFC-e entraram no novo formato em 3 de agosto de 2026, mas notas técnicas publicadas em seguida retiraram, neste primeiro momento, a rejeição das notas sem os campos de CBS e IBS. Na NFS-e, a data é 1º de outubro de 2026 para a maior parte dos serviços e 1º de dezembro de 2026 para alguns grupos, como locação, plataformas digitais e condomínios.
Para os optantes do Simples Nacional, o mesmo ato fixou o início em 1º de janeiro de 2027 para todos os documentos. O MEI também é optante do Simples e fica fora das alíquotas de teste de 2026. Como as regras técnicas ainda estão sendo ajustadas, confirme com o fornecedor do seu emissor se ele já está atualizado.
Quais são os erros mais comuns na emissão?
No atendimento do nosso escritório em Campinas, e dos clientes que acompanhamos em todo o Brasil, o que mais vemos é nota emitida com o código errado: item de serviço que não corresponde ao que foi prestado, NCM copiado de outro produto ou CFOP de venda dentro do estado numa venda para outro estado. O código errado muda o imposto e pode gerar cobrança depois.
Outros erros frequentes são emitir a nota com os dados do sócio no lugar dos dados do cliente, esquecer as retenções que o cliente vai fazer, emitir em ambiente de teste e emitir uma nota só pelo valor total quando a empresa vende mercadoria e presta serviço na mesma operação.
Quando a nota sai errada, o caminho depende do erro e do prazo. Dentro do prazo de cancelamento definido pela legislação de cada documento, a nota pode ser cancelada e emitida de novo. Para erros simples de NF-e, existe a carta de correção eletrônica, que não serve para mudar valores, quantidades ou outros dados que alterem o imposto, trocar quem vende ou quem compra, nem alterar a data de emissão ou de saída. Na NFS-e, as regras de cancelamento e substituição são definidas pelo município ou pelo emissor nacional.
Quando vale a pena chamar um contador?
Antes da primeira nota, para definir os códigos, as alíquotas e o regime que vão configurados no sistema. Um cadastro errado se repete em todas as notas seguintes, e o problema só aparece na apuração do mês ou numa fiscalização.
Também vale quando a empresa começa a vender para outros estados, passa a ter clientes que retêm impostos, vende mercadoria e presta serviço ao mesmo tempo ou precisa conferir os campos de CBS e IBS. Esse é o trabalho da nossa contabilidade para empresas de comércio e serviços.
Perguntas frequentes sobre como emitir nota fiscal
Preciso de certificado digital para emitir nota fiscal?
Para NF-e e NFC-e, em regra, sim. Para NFS-e, depende do sistema da prefeitura, e o emissor nacional aceita conta gov.br. O MEI emite NFS-e sem certificado e, em São Paulo, pode emitir NF-e e NFC-e pelo Nota Fiscal Fácil, também sem certificado.
O MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
É obrigado quando vende ou presta serviço para empresa com CNPJ, salvo se o cliente emitir nota de entrada. Para consumidor pessoa física, a emissão é dispensada, mas pode ser feita se o cliente pedir.
Onde a empresa de serviço emite a NFS-e?
Depende do regime. O MEI emite pelo emissor nacional desde 2023, e as empresas do Simples Nacional passam a emitir por ele a partir de 1º de novembro de 2026. As demais seguem o sistema indicado pela prefeitura, no padrão nacional.
O que é o CSC da NFC-e?
É o Código de Segurança do Contribuinte, gerado no site da SEFAZ e cadastrado no sistema de vendas. Ele é usado para montar o QR Code da nota, e sem ele a NFC-e não é autorizada.
Emiti a nota errada. E agora?
Se estiver dentro do prazo de cancelamento, cancele e emita de novo. Fora dele, ou para erros simples, use a carta de correção na NF-e, que não pode mudar valores ou dados que alterem o imposto, trocar as partes nem mudar a data de emissão ou de saída. Na NFS-e, siga as regras do município ou do emissor nacional.
Empresa do Simples precisa preencher CBS e IBS na nota em 2026?
Não. Pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026, os documentos dos optantes do Simples Nacional passam a seguir o novo formato a partir de 1º de janeiro de 2027. Em 2026, o Simples e o MEI também ficam fora das alíquotas de teste.
Como emitir NF-e e NFC-e, as notas de venda?
Para emitir NF-e, a empresa precisa de inscrição estadual, de credenciamento como emissora na SEFAZ do seu estado, de certificado digital e de um sistema emissor, que pode ser um programa comercial ou um emissor gratuito oferecido pelo estado. O certificado digital é o arquivo ou cartão que assina a nota eletronicamente em nome da empresa.
Emita certo desde a primeira nota
Uma nota com código, alíquota ou cliente errado gera imposto pago a mais ou a menos, retenção que não bate e retrabalho com cancelamentos. E com os campos de CBS e IBS chegando ao Simples em 2027, o cadastro do sistema emissor precisa ser revisto.
A RRT Contabilidade fica em Campinas e atende clientes em todo o Brasil, cuidando das inscrições, da configuração do emissor e da conferência das notas fiscais de empresas e MEIs.
Vai emitir a sua primeira nota ou quer conferir o cadastro do seu emissor?
Fale com a equipe da RRT Contabilidade no WhatsApp e emita com os códigos e as alíquotas certas.
