Para rescindir o contrato com o contador, você comunica a decisão por escrito, cumpre o aviso prévio previsto no contrato e assina um distrato que diz até quando vai a responsabilidade de cada um e como os documentos serão devolvidos. A Resolução CFC nº 1.590/2020, do Conselho Federal de Contabilidade, que regula o contrato de serviços contábeis, torna o distrato obrigatório no fim de qualquer contrato desse tipo.
Trocar de contador é um direito da empresa e, bem organizada, a transição não deixa nenhuma obrigação para trás. Este texto explica como funciona o aviso prévio, o que precisa constar no distrato, quem entrega as declarações do último mês, quais documentos e acessos pedir e o que fazer se o contador antigo demorar a devolver o que é da empresa.
Neste artigo
- Posso rescindir o contrato com o contador a qualquer momento
- O que é o distrato e o que precisa constar nele
- Quem entrega as declarações do último mês
- Quais documentos e acessos pedir ao contador antigo
- O contador pode reter documentos por falta de pagamento
- Preciso comunicar o Conselho Regional de Contabilidade
- Como rescindir o contrato com o contador passo a passo
- Quando vale a pena chamar um contador
- Perguntas frequentes sobre rescindir o contrato com o contador
Posso rescindir o contrato com o contador a qualquer momento
Pode, respeitando o que o contrato prevê. A resolução do Conselho Federal exige que o contrato de prestação de serviços contábeis seja escrito e traga uma cláusula rescisória com a fixação de um prazo de prévio aviso para o encerramento da relação. É esse prazo, combinado entre as partes, que define quando o contrato termina depois da sua comunicação.
Não existe um prazo único fixado pelo Conselho para todos os contratos: o que vale é o que você assinou. Por isso, antes de comunicar, releia três cláusulas: a do aviso prévio, a de multa ou de pagamento proporcional e a de devolução de documentos.
Se você não encontra o contrato, peça uma cópia ao próprio contador. E se o serviço nunca teve contrato escrito, isso não impede a rescisão: a comunicação por escrito e o distrato continuam sendo o caminho.
O que é o distrato e o que precisa constar nele
O distrato é o documento que encerra o contrato e registra a cessação das responsabilidades das duas partes. A resolução diz que o rompimento do vínculo implica a celebração obrigatória do distrato. Se não for possível assinar, o contador deve notificar o cliente sobre o fim da relação, confirmando a cessação das responsabilidades.
Pela resolução, o distrato deve trazer a responsabilidade do cliente de receber os documentos que estão com o contador, e o cliente pode indicar um representante para receber, com autorização por escrito. Também precisa ter uma cláusula com a forma e o prazo de devolução dos livros contábeis e auxiliares, dos documentos e dos arquivos das obrigações entregues ao fisco, inclusive os eletrônicos.
Na prática, um bom distrato deixa escrito a data final da responsabilidade técnica, o último mês de competência que o contador antigo vai fechar, a lista do que será entregue e em que prazo, e a situação dos honorários.
Quem entrega as declarações do último mês
Em regra, o contador que está saindo. A resolução diz que cabe ao profissional que rescinde cumprir as obrigações acessórias cujo período de competência tenha decorrido durante o contrato, mesmo que o vencimento seja depois, salvo disposição contratual expressa em contrário. A mesma norma deixa com ele as demonstrações contábeis do período em que foi responsável técnico, também salvo acordo diferente no distrato.
Competência é o mês a que o fato se refere, e não o mês em que a declaração vence. É aqui que mais aparece confusão. Um ponto que pega muita gente de surpresa: a declaração de setembro vence em outubro, mas é do contador de setembro.
Exemplo prático, com números hipotéticos. O contrato prevê 30 dias de aviso prévio e honorário mensal de R$ 1.200,00, com pagamento proporcional no último mês. A empresa comunica a rescisão em 15 de outubro. O contrato vai até 14 de novembro, e o honorário de novembro fica em R$ 1.200,00 vezes 14, dividido por 30, ou R$ 560,00. Como a competência de outubro terminou durante o contrato, o PGDAS-D, a folha e as demais obrigações de outubro, que vencem em novembro, ficam com o contador antigo. A partir da competência de novembro, a responsabilidade é do novo, a menos que o distrato combine outra divisão.
As obrigações anuais merecem atenção separada. Balanço, ECD, ECF, DEFIS e informes de rendimentos do ano em que houve a troca precisam ter responsável definido no distrato, porque cada uma tem prazo próprio no ano seguinte.
Quais documentos e acessos pedir ao contador antigo
Peça tudo o que é da empresa e tudo o que o novo contador vai precisar para continuar sem lacunas. A tabela abaixo resume os itens mais comuns.
| O que pedir | Para que serve |
|---|---|
| Livros Diário e Razão e balancetes | Base da contabilidade e dos saldos de abertura do novo contador |
| Recibos e arquivos da ECD, da ECF e da DEFIS | Comprovar o que foi entregue ao fisco nos anos anteriores |
| Declarações mensais e guias pagas | Conferir PGDAS-D, DCTFWeb, apurações de ICMS e ISS e parcelamentos |
| Folha de pagamento, eSocial e FGTS | Histórico de empregados, férias, 13º e rescisões |
| Contrato social, alterações e licenças | Cadastro atualizado da empresa |
| Relação de senhas, procurações e certificado digital | Transferir ou revogar acessos a sistemas públicos |
| Backups dos arquivos eletrônicos | Evitar perda de histórico que só existe no sistema do antigo contador |
Os acessos precisam de um cuidado próprio. Procurações eletrônicas dadas ao antigo contador, como a do e-CAC, devem ser revogadas pela empresa e uma nova deve ser dada ao novo responsável. Se o certificado digital da empresa ficava com o contador, peça a devolução ou revogue e emita outro. E troque as senhas de portais da prefeitura e do estado que ele usava.
O contador pode reter documentos por falta de pagamento
Não. O Código de Ética Profissional do Contador, a NBC PG 01, veda reter de forma abusiva livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, comprovadamente confiados à guarda do profissional. Honorário em aberto é cobrado pelas vias normais, e não com a retenção do que pertence à empresa.
O mesmo código obriga o contador a guardar sigilo sobre o que souber em razão do trabalho e, quando substituído, a informar ao substituto os fatos que devam chegar ao conhecimento dele. A resolução do contrato de serviços contábeis repete esse dever de comunicar ao novo responsável técnico os fatos relevantes. Isso inclui parcelamentos em andamento, fiscalizações abertas, prazos pendentes e qualquer pendência que o novo profissional precise conhecer.
Se o contador não devolve o que é da empresa no prazo combinado, o primeiro passo é uma notificação por escrito, citando a cláusula do distrato. Persistindo o problema, cabe uma denúncia ao Conselho Regional de Contabilidade do estado, que fiscaliza a conduta ética do profissional.
Preciso comunicar o Conselho Regional de Contabilidade
A resolução não exige que a empresa comunique o CRC sobre a troca. O que ela exige é o contrato escrito, o aviso prévio, o distrato e a entrega dos documentos. Se o seu Conselho Regional oferecer um termo de transferência de responsabilidade técnica, ele serve como registro adicional, mas não substitui o distrato.
As comunicações que continuam importantes são às repartições que exigem a indicação do contador responsável, como alguns cadastros estaduais e municipais, e a atualização das procurações nos sistemas federais.
Como rescindir o contrato com o contador passo a passo
No atendimento do nosso escritório em Campinas, e nas empresas que acompanhamos em todo o Brasil, o que mais complica uma troca é a falta de uma data de corte clara. Quando ninguém sabe qual foi o último mês do contador antigo, uma declaração fica sem dono e vira multa.
O caminho começa pela releitura do contrato, para ver o prazo de aviso prévio, a regra de pagamento no último mês e a cláusula de devolução de documentos. Depois, escolha o novo contador antes de comunicar, para que a data de corte já nasça combinada com quem vai assumir. O post sobre como trocar de contador ajuda nessa escolha.
Com isso definido, comunique por escrito, com a carta de rescisão indicando a data de início do aviso, e peça confirmação de recebimento. Assine o distrato registrando a última competência de cada parte, as obrigações anuais, a lista de documentos, o prazo de entrega e a situação dos honorários. Receba e confira os documentos item por item com o novo contador, registrando o recebimento por escrito, transfira os acessos e acompanhe a primeira apuração do novo contador, que é o teste de que os saldos e as informações chegaram completos.
Se quiser, use o texto abaixo como base para a carta. Ele é um modelo de referência e deve ser revisado por um advogado antes do uso.
[CIDADE], [DATA].
À [NOME DO CONTADOR OU DA ORGANIZAÇÃO CONTÁBIL], CRC nº [NÚMERO].
Ref.: Rescisão do contrato de prestação de serviços contábeis firmado em [DATA DO CONTRATO].
A [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA], CNPJ nº [NÚMERO], comunica a rescisão do contrato de prestação de serviços contábeis acima referido, com início nesta data do prazo de aviso prévio de [NÚMERO] dias previsto na cláusula [NÚMERO]. Solicitamos a celebração do distrato, nos termos da resolução do Conselho Federal de Contabilidade sobre o contrato de prestação de serviços contábeis, com a indicação da última competência sob sua responsabilidade técnica e das obrigações acessórias e demonstrações contábeis correspondentes a esse período. Solicitamos também a devolução, até [DATA], dos livros contábeis e auxiliares, documentos, arquivos eletrônicos e recibos das obrigações entregues ao fisco, bem como a comunicação ao novo responsável técnico, [NOME E CRC], dos fatos de que ele deva tomar conhecimento.
Atenciosamente,
[NOME E ASSINATURA DO REPRESENTANTE LEGAL]
Quando vale a pena chamar um contador
Na troca, o novo contador é quem mais pode ajudar, porque é ele que vai receber os documentos e continuar o trabalho. Vale chamá-lo antes de comunicar o antigo, principalmente quando a troca acontece perto do fim do ano, quando há parcelamentos ou fiscalização em andamento ou quando você suspeita de declarações atrasadas.
Se você está pensando em trocar de contador, fale com a RRT pelo WhatsApp. O post sobre trocar de contador em Campinas mostra como a nossa transição de contabilidade confere o que foi entregue e assume a empresa sem deixar competência sem responsável.
Perguntas frequentes sobre rescindir o contrato com o contador
Qual é o prazo de aviso prévio para trocar de contador?
É o prazo previsto no contrato. A resolução do Conselho Federal de Contabilidade exige que o contrato tenha uma cláusula rescisória com prazo de aviso prévio, mas não fixa um número único para todos.
O distrato é obrigatório?
É. A resolução diz que o fim do contrato implica a celebração obrigatória de distrato. Se não for possível assinar, o contador deve notificar o cliente sobre o encerramento.
Quem entrega as declarações do último mês?
Em regra, o contador que está saindo entrega as obrigações da competência ocorrida durante o contrato, mesmo que vençam depois. O distrato pode combinar outra divisão, desde que por escrito.
O contador pode segurar os documentos se eu estiver devendo honorários?
Não. O Código de Ética do Contador veda reter de forma abusiva livros, papéis e documentos confiados à sua guarda. A dívida de honorários é cobrada pelas vias normais.
Preciso avisar o CRC que troquei de contador?
A resolução não exige essa comunicação por parte da empresa. O que ela exige é o contrato, o aviso prévio, o distrato e a devolução dos documentos.
O que fazer com o certificado digital e as procurações?
Revogue as procurações eletrônicas dadas ao contador antigo, como a do e-CAC, e dê novas ao novo responsável. Se o certificado digital ficava com o contador, peça a devolução ou revogue e emita outro.
O termo de transferência de responsabilidade técnica é obrigatório?
Não. A Resolução CFC nº 1.590/2020 obriga o contrato escrito e o distrato, mas não o termo. Alguns Conselhos Regionais ainda recebem esse termo como registro, com caráter apenas informativo, e ele não substitui o distrato.
Pensando em trocar de contador?
A RRT Contabilidade fica em Campinas, atende clientes de todo o Brasil e cuida da transição de contabilidade, da conferência dos documentos recebidos e do levantamento de pendências antes de assumir a empresa. Peça a lista do que pedir ao contador atual antes de comunicar a rescisão: falar com a RRT no WhatsApp.
