Saber como trocar de contador e fundamental quando o servico atual nao atende mais. Veja neste guia como trocar de contador em 6 passos simples.
Como trocar de contador: sinais de que chegou a hora
Muitos empresários adiam a troca de contador por medo de complicações, mas existem sinais claros de que a mudança é necessária:
Falta de comunicação: o contador só entra em contato para cobrar honorários e não responde suas dúvidas com agilidade. Erros recorrentes: guias com valores errados, atrasos na entrega de obrigações acessórias, multas por descumprimento de prazos.
Ausência de planejamento tributário: se seu contador nunca fez uma simulação comparativa de regimes tributários ou sugeriu formas legais de reduzir impostos, você pode estar pagando mais do que deveria.
Falta de tecnologia: escritórios que ainda trabalham com processos manuais e não oferecem acesso digital são menos eficientes e mais propensos a erros.
Se você se identifica com dois ou mais desses sinais, provavelmente está na hora de buscar um escritório que ofereça um serviço mais completo e proativo.
Passo a passo para trocar de contador
A troca de contador é mais simples do que parece. O processo envolve:
Primeiro, escolha o novo escritório antes de comunicar o atual. Converse, peça propostas, entenda o escopo dos serviços e negocie honorários.
Segundo, comunique o contador atual por escrito (e-mail é suficiente) sobre o encerramento do contrato. Verifique o prazo de aviso prévio no contrato de prestação de serviços (geralmente 30 dias).
Terceiro, solicite ao contador atual toda a documentação da empresa: livros contábeis, balancetes, declarações entregues, contratos, procurações eletrônicas e certificados digitais.
Quarto, o novo escritório assume a responsabilidade técnica. Ele fará a alteração do contador responsável junto à Receita Federal (via e-CAC) e nos cadastros estadual e municipal.
O processo inteiro leva de 15 a 30 dias. Durante a transição, ambos os escritórios podem trabalhar em paralelo para garantir que nenhuma obrigação fique pendente.
Documentos que o contador atual deve entregar
Por lei (Resolução CFC 987/2003), o contador é obrigado a entregar toda a documentação da empresa quando o contrato é encerrado. Isso inclui:
Livros contábeis (Diário, Razão) de todos os exercícios. Balancetes mensais. Declarações entregues (DEFIS, DCTF, ECD, ECF, etc.). Recibos de entrega de obrigações acessórias. Guias de impostos pagas. Folhas de pagamento e recibos. Controle de bens do ativo imobilizado. Certificados digitais (se emitidos em nome da empresa).
Se o contador se recusar a entregar a documentação, ele está cometendo infração ética passível de denúncia ao CRC (Conselho Regional de Contabilidade). A documentação é da empresa, não do contador.
Para informacoes oficiais sobre obrigacoes tributarias, consulte o site da Receita Federal.
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O contador pode se recusar a entregar meus documentos?
Não. A documentação pertence à empresa. Se houver recusa, registre denúncia no CRC do seu estado. O contador pode reter documentos apenas em caso de débitos de honorários comprovados.
Posso trocar de contador no meio do ano?
Sim, a troca pode ser feita a qualquer momento. O ideal é que o novo contador entre antes do fechamento de um trimestre para facilitar a transição.
A troca de contador afeta meu CNPJ ou regime tributário?
Não. A troca de contador é apenas uma mudança administrativa. O CNPJ, o regime tributário e todas as obrigações continuam normalmente.
