Contabilidade para condomínios é o trabalho de registrar as receitas e despesas do prédio, cuidar da folha dos funcionários, reter e recolher os tributos devidos aos prestadores de serviço e preparar a prestação de contas que o síndico apresenta à assembleia. O condomínio não tem lucro e, em regra, não paga Imposto de Renda, mas tem várias obrigações fiscais e trabalhistas que pesam como as de uma empresa.
A boa notícia é que essas obrigações seguem uma lógica previsível, e um condomínio organizado consegue cumprir tudo com uma rotina mensal simples. Aqui você entende o que diz o Código Civil sobre o condomínio edilício, por que ele precisa de CNPJ, quais retenções ele faz e quais não faz, como funciona a receita de aluguel de áreas comuns e o que deve constar na prestação de contas.
O que é um condomínio edilício e o que o Código Civil exige dele?
Condomínio edilício é o prédio ou conjunto em que há partes de propriedade exclusiva, como apartamentos, salas e lojas, e partes comuns a todos, como hall, elevadores, garagem e áreas de lazer. O Código Civil trata desse tipo de condomínio nos artigos 1.331 a 1.358.
Para a contabilidade, três pontos do Código Civil importam mais. O artigo 1.348 manda o síndico elaborar o orçamento anual de receitas e despesas, cobrar as contribuições e prestar contas à assembleia todo ano e sempre que for exigido. O artigo 1.350 prevê a assembleia anual para aprovar o orçamento, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas. E o artigo 1.336 obriga cada condômino a contribuir para as despesas, na proporção da fração ideal, salvo se a convenção disser outra coisa.
Sobre o atraso na taxa, o mesmo artigo 1.336, com a redação dada pela Lei 14.905/2024, prevê correção monetária, os juros fixados na convenção ou, se ela não fixar, os juros do artigo 406 do Código Civil, e multa de até 2% sobre o débito. A cobrança de juros e multa precisa aparecer separada na contabilidade, porque é receita do condomínio.
Condomínio precisa ter CNPJ?
Sim. A Instrução Normativa RFB 2.119/2022, que regula o CNPJ, inclui os condomínios edilícios entre as entidades obrigadas à inscrição, mesmo que o condomínio não seja uma pessoa jurídica no sentido do Código Civil. É pelo CNPJ que ele contrata funcionários, abre conta bancária, recebe notas fiscais e entrega as declarações à Receita Federal.
Um cuidado que costuma ser esquecido: quem aparece como responsável pelo CNPJ na Receita é o síndico. Quando há troca de síndico, o cadastro precisa ser atualizado, assim como o certificado digital e as procurações usadas para acessar os sistemas do governo. Sem isso, o novo síndico fica sem acesso às declarações e às guias do próprio condomínio.
Quais obrigações o condomínio tem com funcionários?
Condomínio com porteiro, zelador ou faxineiro registrado tem as mesmas obrigações trabalhistas de qualquer empregador. A folha é informada no eSocial, os tributos federais são declarados na DCTFWeb e o FGTS é recolhido pelo FGTS Digital.
Para a Previdência Social, o condomínio é equiparado a empresa, então paga a contribuição patronal sobre a folha, além de descontar o INSS do empregado pela tabela progressiva. Ele também desconta o Imposto de Renda do salário dos empregados, quando houver imposto a reter, porque essa retenção não depende de o pagador ser pessoa jurídica.
Há ainda uma contribuição que pega muita gente de surpresa: o PIS sobre a folha de salários. A Receita Federal lista os condomínios de proprietários de imóveis residenciais ou comerciais entre as entidades que pagam o PIS à alíquota de 1% sobre a folha mensal, com base na Medida Provisória 2.158-35/2001, artigo 13. Ele é um custo à parte, que precisa estar no orçamento.
Condomínio é obrigado a reter impostos dos prestadores de serviço?
Depende do tributo. O condomínio retém alguns tributos e está dispensado de outros, e é aqui que mais aparecem erros, tanto de quem retém demais quanto de quem deixa de reter.
O INSS é retido. Como o condomínio é equiparado a empresa para a Previdência, ele retém 11% do valor da nota quando contrata serviço executado por cessão de mão de obra ou empreitada, como portaria, limpeza e vigilância terceirizadas. Se o prestador for do Simples Nacional, a retenção só vale para as atividades tributadas no Anexo IV, como limpeza, conservação e vigilância, e ainda assim só quando houver cessão de mão de obra ou empreitada.
PIS, COFINS e CSLL também são retidos. O artigo 30 da Lei 10.833/2003 inclui expressamente os condomínios edilícios entre os pagadores obrigados à retenção conjunta de 4,65% (CSLL 1%, PIS 0,65% e COFINS 3%) nos serviços de limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, locação de mão de obra, assessoria e serviços profissionais. O código do DARF é o 5952. Essa retenção não se aplica quando o prestador é do Simples Nacional.
O Imposto de Renda sobre serviços, em regra, não é retido. A Solução de Consulta Cosit 17/2017 diz que o condomínio está dispensado de reter o IR na fonte quando a obrigação exige que a fonte pagadora seja pessoa jurídica, o que é o caso dos serviços prestados por empresas. A dispensa também alcança os pagamentos a autônomos sem vínculo, segundo o entendimento da Receita. A exceção, como vimos, é o salário dos empregados.
O ISS segue a lei de cada município. A Lei Complementar 116/2003 permite que a prefeitura eleja o tomador do serviço como responsável pela retenção, então é preciso conferir a regra da cidade onde fica o condomínio.
Como fica a conta na prática? Veja um exemplo
Imagine um condomínio que contrata uma empresa de limpeza do Lucro Presumido, com cessão de mão de obra, e recebe uma nota de R$ 20.000,00 sem materiais e sem deduções na base. Os números são hipotéticos e o ISS, que depende da prefeitura, ficou fora da conta.
| Item | Valor |
|---|---|
| Valor da nota | R$ 20.000,00 |
| INSS retido (11%) | R$ 2.200,00 |
| CSLL retida (1%) | R$ 200,00 |
| PIS retido (0,65%) | R$ 130,00 |
| COFINS retida (3%) | R$ 600,00 |
| IRRF | não se aplica ao condomínio |
| Valor pago à empresa | R$ 16.870,00 |
O condomínio paga R$ 16.870,00 à empresa e recolhe em guia própria os R$ 3.130,00 retidos, em nome do prestador. Se ele pagasse a nota cheia, continuaria responsável pelos R$ 3.130,00 perante a Receita, e o dinheiro sairia duas vezes do caixa.
Onde o condomínio informa as retenções, já que a DIRF acabou?
Na EFD-Reinf e na DCTFWeb. A DIRF foi extinta para fatos a partir de 2025, e as informações que ela reunia passaram ao eSocial, no caso da folha, e à EFD-Reinf, no caso das retenções sobre serviços tomados. A partir dessas escriturações, a DCTFWeb consolida os débitos e gera a guia.
Na prática, o mês do condomínio fecha assim: folha no eSocial, notas de serviço com retenção na EFD-Reinf, conferência da DCTFWeb e pagamento das guias. Atraso em qualquer uma dessas entregas gera multa, mesmo que o tributo tenha sido pago.
A receita de aluguel de áreas comuns paga imposto?
Pode não pagar, dentro de um limite. A Lei 12.973/2014, no artigo 3º, deixou fora do Imposto de Renda as receitas dos condomínios residenciais de até R$ 24.000,00 por ano-calendário, vindas do uso, aluguel ou locação de partes comuns, de multas e penalidades por descumprimento da convenção e da alienação de ativos do condomínio.
As condições são três: o dinheiro precisa ser revertido em benefício do condomínio, para cobrir despesas de custeio e despesas extraordinárias; essa destinação precisa estar prevista e autorizada na convenção; e os valores não podem ser distribuídos aos condôminos. Se o condomínio aluga a laje para uma antena por R$ 1.500,00 por mês, a receita do ano é de R$ 18.000,00, abaixo do limite, e a regra pode ser aplicada se a convenção autorizar.
Acima de R$ 24.000,00 por ano, ou quando o dinheiro é repassado aos condôminos, a receita volta a ser tributada, e a forma de declarar precisa ser analisada caso a caso pelo contador. A Reforma Tributária traz outro ponto de atenção: a Lei Complementar 214/2025 coloca o condomínio edilício entre os não contribuintes do IBS e da CBS, mas prevê que, se as taxas pagas pelos condôminos forem menos de 80% da receita total, o condomínio passa a ser tributado nas operações com terceiros, como o aluguel de espaços.
O que deve ter na prestação de contas e no fundo de reserva?
A prestação de contas precisa mostrar, mês a mês, tudo o que entrou e saiu, com os comprovantes, e comparar o realizado com o orçamento aprovado em assembleia. Um bom balancete separa as taxas ordinárias, as extraordinárias, o fundo de reserva, as multas e juros recebidos e as receitas de áreas comuns, e mostra a inadimplência por unidade.
O fundo de reserva é uma poupança para despesas imprevistas ou obras. A Lei 4.591/1964, no artigo 9º, determina que a convenção traga a forma de contribuição para esse fundo, e não existe um percentual fixado em lei. O dinheiro deve ficar em conta separada e só ser usado conforme a convenção e as decisões da assembleia.
No atendimento do nosso escritório em Campinas, e dos clientes que acompanhamos em todo o Brasil, o que mais aparece em condomínio é o fundo de reserva usado para pagar despesas do dia a dia sem aprovação, e notas de terceirizadas pagas sem nenhuma retenção. Os dois problemas costumam surgir juntos, na troca de síndico.
Quando vale a pena chamar um contador?
Sempre que o condomínio tiver funcionários registrados, contratar portaria, limpeza ou manutenção terceirizadas, alugar áreas comuns ou trocar de síndico. Também vale quando a prestação de contas não fecha com o extrato bancário, quando chega notificação da Receita ou quando a assembleia pede uma auditoria das contas antigas.
O trabalho do contador nesse caso inclui a folha e o eSocial, as retenções e a EFD-Reinf, a DCTFWeb, os balancetes mensais e a prestação de contas anual. É o tipo de rotina que a contabilidade consultiva organiza para o síndico, deixando cada decisão documentada.
Perguntas frequentes sobre contabilidade para condomínios
Condomínio paga Imposto de Renda?
Em regra, não, porque a taxa condominial serve só para ratear despesas. Receitas como aluguel de áreas comuns ficam fora do IR até R$ 24.000,00 por ano nos condomínios residenciais, se cumpridas as condições da Lei 12.973/2014.
Condomínio precisa reter 4,65% de PIS, COFINS e CSLL?
Sim. A Lei 10.833/2003 inclui expressamente os condomínios edilícios entre os obrigados a reter essas contribuições em serviços como limpeza, conservação, vigilância e manutenção. A retenção não se aplica a prestador do Simples Nacional.
Condomínio retém Imposto de Renda dos prestadores de serviço?
Em regra, não. A Receita entende que o condomínio está dispensado quando a retenção exige que o pagador seja pessoa jurídica, o que ocorre nos serviços prestados por empresas. A retenção sobre o salário dos empregados continua obrigatória.
Condomínio paga PIS sobre a folha?
Sim. Os condomínios de proprietários de imóveis residenciais ou comerciais pagam PIS de 1% sobre a folha de salários, conforme a Medida Provisória 2.158-35/2001.
O condomínio ainda entrega DIRF?
Não. A DIRF foi extinta para fatos a partir de 2025. As retenções passaram a ser informadas na EFD-Reinf e a folha no eSocial, e os débitos são consolidados na DCTFWeb.
Existe percentual obrigatório para o fundo de reserva?
Não. A Lei 4.591/1964 manda a convenção definir a forma de contribuição, mas não fixa um percentual. Quem define o valor é a convenção, e o uso do fundo segue as regras dela e da assembleia.
Quem responde pelas contas do condomínio?
O síndico, que deve prestar contas à assembleia todo ano e sempre que exigido, como prevê o artigo 1.348 do Código Civil. O contador prepara os registros e os relatórios, mas a aprovação é da assembleia.
Contas aprovadas sem surpresa: organize o condomínio mês a mês
Retenção esquecida vira dívida do condomínio, e fundo de reserva usado sem controle vira conflito na assembleia. Com folha, retenções e balancetes em dia, o síndico chega à prestação de contas com números que fecham com o banco e com a Receita.
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