O termo de exclusão do Simples Nacional é o documento pelo qual a Receita Federal, o estado ou o município comunica à empresa que ela vai ser excluída do regime, e por qual motivo. Ele chega pelo Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional, dentro do Portal do Simples, e não por carta nem por e-mail. A empresa tem um prazo para regularizar a situação ou apresentar impugnação, e o que acontece depois depende do motivo e da resposta dada dentro do prazo.
O caso mais comum é o débito: empresa com dívida federal, estadual ou municipal sem parcelamento recebe o termo e tem 90 dias, contados da ciência, para regularizar e continuar no Simples. Aqui você vê onde consultar o termo, como contar os prazos, quais são os motivos de exclusão e o que fazer em cada um.
Onde consultar o termo de exclusão do Simples Nacional?
O termo é disponibilizado no domicílio tributário eletrônico que toda empresa optante pelo Simples aceita ao entrar no regime. O acesso é pelo Portal do Simples Nacional, com código de acesso ou certificado digital, no menu de comunicações. O microempreendedor individual também tem esse domicílio.
Quando o termo é da Receita Federal, ele também aparece na caixa postal do e-CAC. Quando é do estado ou do município, o ente pode usar o próprio domicílio eletrônico, além do domicílio do Simples, conforme a legislação local. Em São Paulo, a Secretaria da Fazenda usa o domicílio eletrônico estadual, e as prefeituras têm os próprios sistemas.
Por isso a rotina de conferir a caixa de comunicações, ao menos uma vez por semana, faz parte do serviço de qualquer contabilidade que atende empresa do Simples.
Como funciona a contagem do prazo depois do termo?
A regra da ciência é o ponto que mais derruba empresa. A comunicação no domicílio eletrônico é considerada pessoal e dispensa publicação em Diário Oficial e envio pelos correios.
A empresa é considerada ciente no dia em que abre a mensagem. Se não abrir, é considerada ciente automaticamente 45 dias depois da disponibilização. Não ler a caixa postal não suspende o prazo: ele começa a correr de qualquer jeito, e muita empresa descobre o termo quando já perdeu metade do tempo de regularização.
É a data da ciência, e não a data de emissão do termo, que define o início dos 90 dias para regularizar e do prazo para impugnar.
Quais são os motivos de exclusão do Simples Nacional?
A exclusão pode ser por comunicação da própria empresa ou de ofício, pelo fisco. O termo de exclusão é o instrumento da exclusão de ofício, e os motivos principais são estes.
Débito com a Receita Federal, com o INSS, com o estado ou com o município, sem exigibilidade suspensa. É o motivo mais frequente. A exclusão produz efeito a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao da ciência do termo, e a empresa tem 90 dias, contados da ciência, para regularizar o débito, com pagamento ou parcelamento, e permanecer no regime.
Falta de inscrição ou irregularidade no cadastro fiscal federal, municipal ou, quando exigível, estadual. A exclusão produz efeito a partir do mês seguinte ao da irregularidade, com os mesmos 90 dias para regularizar.
Excesso de receita bruta não comunicado pela empresa. A exclusão de ofício produz efeito na mesma data em que a empresa deveria ter comunicado, que pode ser o mês seguinte ao excesso, quando ele passa de 20% do limite, ou 1º de janeiro do ano seguinte, quando o excesso é de até 20%.
Vedação existente desde o ingresso, como atividade impedida ou sócio em situação vedada, ou declaração falsa na opção. A exclusão retroage à data em que a opção passou a valer, com cobrança dos tributos pelo regime comum desde então.
O que acontece nos casos mais graves de exclusão?
Existe um grupo de motivos que não admite regularização em 90 dias e produz efeito no próprio mês da ocorrência.
Entram nesse grupo o embaraço ou a resistência à fiscalização, a empresa constituída por interpostas pessoas, a prática reiterada de infrações, a inaptidão do cadastro, o comércio de mercadoria contrabandeada, a falta de escrituração contábil quando exigida, as despesas ou compras incompatíveis com a receita declarada, a falta reiterada de emissão de nota fiscal e a omissão reiterada de empregados na folha.
Além do efeito imediato, a empresa fica impedida de voltar ao Simples por três anos, prazo que sobe para dez em caso de fraude. É a diferença prática entre um problema de caixa, que se resolve com parcelamento, e um problema de conduta, que fecha a porta do regime por anos.
O que fazer ao receber o termo de exclusão?
O primeiro passo é ler o termo e identificar três coisas: o ente que o emitiu, o motivo e a data da ciência. É a data da ciência que define o prazo.
No caso de débito, o caminho é regularizar dentro dos 90 dias. Pagamento à vista ou parcelamento resolvem, desde que o parcelamento seja formalizado dentro do prazo. Débitos federais e do Simples são parcelados no e-CAC ou no Portal do Simples; débitos estaduais e municipais, nos sistemas de cada ente. Quem parcela precisa manter as parcelas em dia, porque o acordo rompido faz a exigibilidade voltar. As modalidades estão no post sobre regularização de débitos do Simples Nacional.
Regularizado o débito, a empresa não precisa fazer nada além de guardar o comprovante: o sistema identifica a regularização e a exclusão não se concretiza. Se a empresa regularizou no prazo e mesmo assim aparece excluída, o caminho é o pedido de revisão ao ente que emitiu o termo, com os comprovantes.
Se a empresa discorda do motivo, por exemplo porque o débito já estava pago ou parcelado, ou porque a atividade apontada como impeditiva não é a que ela exerce, apresenta impugnação ao ente emissor dentro do prazo previsto na legislação desse ente. Na Receita Federal, o prazo é de 30 dias da ciência, e enquanto a impugnação não é julgada a exclusão não se torna efetiva.
Como conferir se a exclusão foi concretizada?
Depois do prazo, a situação da empresa pode ser conferida na consulta de optantes do Portal do Simples Nacional, que mostra a data de opção e, se houver, a data e o motivo da exclusão. O caminho está explicado no post sobre como consultar o regime tributário da empresa.
Se a empresa não regularizou nem impugnou, a exclusão se concretiza na data prevista no termo, e a partir dela a apuração passa a ser pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real, com todas as obrigações desses regimes.
Empresa excluída por débito pode voltar ao Simples fazendo nova opção no prazo regular, que para 2027 vai de 1º a 30 de setembro de 2026, desde que esteja regularizada. O passo a passo está no post sobre a opção pelo Simples Nacional 2027.
O que muda para a empresa excluída do Simples?
A partir da data em que a exclusão produz efeito, a empresa passa a apurar os tributos pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real, e a diferença aparece já no primeiro mês.
A guia única dá lugar a apurações separadas de PIS, Cofins, IRPJ e CSLL, com vencimentos próprios. O ICMS ou o ISS passam a ser apurados na regra normal do estado e do município, com escrituração fiscal digital. A folha deixa de ter a contribuição previdenciária embutida na guia do Simples e passa a ter INSS patronal sobre a remuneração, com as guias e as declarações próprias.
Além do imposto, muda o volume de obrigações acessórias e, com ele, o custo de manter a empresa em dia. É por isso que resolver um débito dentro dos 90 dias quase sempre custa menos do que sair do regime e esperar a próxima janela de opção.
Como evitar o termo de exclusão?
A exclusão por débito é evitável na origem. Débito no Simples nasce, na maioria dos casos, de guia não paga, de parcelamento rompido ou de ISS e ICMS por fora da guia única que a empresa não sabia que devia. O controle é mensal: conferir no e-CAC e no Portal do Simples se há pendência, e nos portais do estado e do município se há débito de inscrição, taxa ou ISS.
A exclusão por excesso de receita se evita com o acompanhamento da receita acumulada em 12 meses e dos sublimites estaduais, que valem para o ICMS e o ISS mesmo antes do limite geral de R$ 4,8 milhões.
A exclusão por cadastro se evita com inscrições municipal e estadual ativas e com o código de atividade compatível com o que a empresa realmente faz.
Perguntas frequentes sobre o termo de exclusão do Simples Nacional
Onde consultar o termo de exclusão do Simples Nacional?
No domicílio tributário eletrônico do Simples, dentro do Portal do Simples Nacional, com código de acesso ou certificado digital. Termos da Receita Federal também aparecem na caixa postal do e-CAC.
Qual é o prazo para regularizar depois do termo de exclusão?
Para exclusão por débito ou por irregularidade cadastral, 90 dias contados da ciência do termo. Regularizando nesse prazo, a empresa permanece no Simples.
O que acontece se eu não abrir a mensagem do termo de exclusão?
A ciência é considerada automática 45 dias depois da disponibilização no domicílio eletrônico, e o prazo começa a contar a partir daí. Não abrir a mensagem não suspende nada.
Quando a exclusão por débito começa a valer?
A partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao da ciência do termo, se a empresa não regularizar em 90 dias.
Posso parcelar o débito para não ser excluído?
Pode. O parcelamento formalizado dentro dos 90 dias suspende a exigibilidade e mantém a empresa no Simples, desde que as parcelas sejam pagas em dia.
Empresa excluída pode voltar ao Simples Nacional?
Pode, fazendo nova opção no prazo regular, desde que regularizada e sem vedação. Nos casos graves, como fraude ou resistência à fiscalização, o impedimento é de três anos, ou dez em caso de fraude.
Impugnar o termo suspende a exclusão?
Suspende. Enquanto a impugnação apresentada no prazo não for julgada, a exclusão não se torna efetiva e a empresa continua apurando pelo Simples.
Conte o prazo no dia em que o termo aparecer
O termo de exclusão raramente é uma surpresa quanto ao motivo: quase sempre há um débito que a empresa já conhecia. A surpresa é o relógio, que começa a correr mesmo para quem não abriu a mensagem.
A RRT Contabilidade fica em Campinas e atende clientes em todo o Brasil, lendo o termo, contando o prazo e resolvendo por regularização ou impugnação dentro dele.
Recebeu um termo de exclusão e não sabe quanto tempo ainda tem?
Fale com a equipe da RRT Contabilidade no WhatsApp com o CNPJ e a data em que o termo apareceu, e a gente conta o prazo com você.
