Empresa isenta de inscrição estadual é a que não precisa se cadastrar na Secretaria da Fazenda do estado, porque não é contribuinte do ICMS ou porque a lei estadual dispensa a inscrição para a atividade dela. Na prática, quem só presta serviço tributado pelo ISS — consultoria, clínica, escritório, agência — normalmente não tem inscrição estadual. Quem vende mercadoria com habitualidade quase sempre precisa ter.
Aqui você vê quem é obrigado a ter a inscrição, qual a diferença entre isento e não contribuinte na nota fiscal, como ficam o MEI e o produtor rural, por que isso muda o valor do DIFAL e quais documentos resolvem a dúvida do seu fornecedor.
O que é inscrição estadual e quem é obrigado a ter?
A inscrição estadual é o número de cadastro da empresa como contribuinte do ICMS no estado onde ela funciona. É por ele que a Secretaria da Fazenda acompanha notas, imposto e declarações.
É contribuinte do ICMS quem realiza, com habitualidade ou em volume que caracterize intuito comercial, operações de circulação de mercadoria ou prestações de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação. Comércio, indústria, distribuidora e transportadora de carga entre cidades entram nessa definição.
Cada estado tem o seu regulamento e o seu cadastro. Ou seja: quem precisa se inscrever, quais documentos são pedidos e quais atividades ficam dispensadas muda de um estado para outro.
Empresa que só presta serviço precisa de inscrição estadual?
Em regra, não. Consultoria, contabilidade, advocacia, tecnologia, saúde, estética, educação e marketing são tributadas pelo ISS, que é municipal. Para essas atividades, o cadastro que importa é a inscrição na prefeitura.
O cuidado está nas empresas que misturam atividades. Uma oficina que também vende peças, ou uma clínica que revende produtos, é contribuinte do ICMS pela parte que envolve mercadoria. Transporte de carga entre municípios e comunicação também são serviços tributados pelo ICMS.
O que define a necessidade não é o nome da empresa, e sim as atividades registradas no CNPJ e o que ela faz de fato. Se você abriu a empresa com um código de comércio “para o caso de precisar um dia”, o estado pode exigir a inscrição. O texto sobre o que é CNAE ajuda a conferir o cadastro.
Qual a diferença entre isento e não contribuinte na nota fiscal?
Na nota fiscal eletrônica de mercadoria o emissor precisa informar a situação do destinatário, e existem três códigos. O código 1 é para o contribuinte do ICMS com inscrição estadual. O código 2 é para o contribuinte isento de inscrição no cadastro do ICMS. O código 9 é para o não contribuinte, que pode ou não ter inscrição.
O código 2 é de quem é contribuinte mas está dispensado do número por regra do seu estado. O código 9 é de quem não é contribuinte, como a prestadora de serviço, a pessoa física e muitos órgãos públicos. São situações diferentes, e é aqui que a maioria se confunde.
Um erro comum é escrever a palavra isento no campo da inscrição estadual. Com o código 2, esse campo fica em branco. E nem todo estado aceita o código 2: a nota pode ser rejeitada quando o estado do destinatário não prevê a figura do contribuinte isento de inscrição.
O caso que mais aparece no nosso atendimento é a prestadora de serviço cadastrada pelo fornecedor como isenta quando na verdade é não contribuinte. O detalhe parece pequeno, mas muda quem paga o DIFAL e quanto se paga.
MEI precisa de inscrição estadual?
Depende da atividade e do estado. O MEI que só presta serviço não precisa. O MEI que vende mercadoria é contribuinte do ICMS, tanto que paga R$ 1,00 de ICMS por mês dentro da guia, e a forma de cadastro no estado varia.
Em alguns estados a inscrição do MEI é gerada automaticamente na abertura. Em outros, a legislação estadual dispensa ou prevê cadastro simplificado. Quando o MEI tem inscrição, ele é informado na nota com o código 1 e o número da inscrição, e não com o código 2 só por ser MEI.
A regra prática é consultar o cadastro do seu estado antes de informar qualquer coisa ao fornecedor. Não presuma que o MEI é sempre isento.
E o produtor rural, tem inscrição estadual?
Na maioria dos estados, o produtor rural que vende a própria produção tem inscrição de produtor, mesmo sendo pessoa física. É ela que permite emitir a nota na venda de gado, grãos, café, leite e outros produtos.
Como cada estado organiza esse cadastro de um jeito, há estados que tratam alguns produtores como contribuintes isentos de inscrição. É por isso que o código 2 existe. Se você é produtor rural, confirme a sua situação cadastral na Secretaria da Fazenda antes de passar os dados para quem compra de você.
Por que a inscrição estadual muda o valor do DIFAL?
Porque quem paga o diferencial de alíquota nas vendas para consumidor final de outro estado depende de o comprador ser ou não contribuinte. Se o comprador é contribuinte e compra para uso, consumo ou ativo, em regra é ele quem recolhe ao seu estado. Se é não contribuinte, quem recolhe é o vendedor, na saída da mercadoria.
Veja um caso. Uma empresa de São Paulo, no regime normal, vende R$ 5.000,00 em equipamentos para uma prestadora de serviço de Minas Gerais, que vai usar os produtos no escritório. A alíquota interestadual é de 12% e a interna geral de Minas é de 18%. O imposto destacado na nota é de R$ 600,00. Minas calcula o imposto do destino com o ICMS por dentro: a base vai a R$ 6.097,56, e a diferença entre os 18% e os 12% resulta em R$ 365,85 de DIFAL. Como a compradora é não contribuinte, quem recolhe é o vendedor paulista. Em estados que aplicam a diferença direto sobre o valor da nota, o DIFAL seria de R$ 300,00.
Se o vendedor cadastrasse a compradora como contribuinte isenta de inscrição, trataria a operação como venda a contribuinte e deixaria de recolher, e a diferença poderia ser cobrada depois com multa e juros. É por isso que o fornecedor pede comprovação: o erro de cadastro vira imposto a pagar para ele. O texto sobre o DIFAL para consumidor final detalha os dois métodos de cálculo.
Como comprovar ao fornecedor que a empresa não tem inscrição estadual?
Não existe modelo nacional único de declaração, então o caminho é reunir documentos que mostrem a situação real da empresa.
Comece pelo comprovante do CNPJ, que lista as atividades registradas: se todas forem de serviço tributado pelo ISS, isso já indica que a empresa não é contribuinte do ICMS. Em seguida, faça a consulta pública de contribuintes do seu estado e, se a empresa não aparecer com inscrição, salve a tela com data. Vale também consultar o cadastro centralizado que reúne as inscrições de todos os estados, que é a base indicada para conferir a situação do destinatário antes de preencher a nota.
Depois, assine uma declaração de não contribuinte: uma carta simples, em papel timbrado, informando que a empresa não é contribuinte do ICMS, que compra para uso e consumo próprio e que não tem inscrição estadual. Anexe a inscrição municipal, que reforça que a atividade é de serviço. E avise o fornecedor se algo mudar: se a empresa passar a vender mercadoria e obtiver inscrição, o cadastro dele precisa mudar.
Quando vale a pena chamar um contador?
Quando a empresa tem atividades mistas de serviço e comércio, quando você não sabe se o seu código de atividade obriga à inscrição, quando o fornecedor exige um documento que você não sabe montar ou quando você vende para outros estados e precisa definir se o cliente é contribuinte. Um cadastro errado gera DIFAL não recolhido de um lado ou imposto pago em dobro do outro.
Também vale na abertura, quando ainda dá tempo de escolher bem os códigos de atividade. A abertura de empresa em Campinas confere se a inscrição estadual é necessária e faz o cadastro no estado quando for o caso.
Perguntas frequentes sobre empresa isenta de inscrição estadual
Prestadora de serviço pode ter inscrição estadual?
Pode, se exercer também alguma atividade sujeita ao ICMS ou se o estado exigir para a atividade dela. Ter inscrição não transforma a empresa em contribuinte em todas as compras.
O que escrever no campo da inscrição estadual quando a empresa não tem?
Nada. O campo fica em branco e o emissor usa o código 2 ou o 9, conforme o caso. A palavra isento não deve ser digitada ali.
Não contribuinte e isento de inscrição são a mesma coisa?
Não. O isento de inscrição é contribuinte do ICMS, só que dispensado do número pela lei do seu estado. O não contribuinte não pratica operações sujeitas ao ICMS com habitualidade.
Como consultar se uma empresa tem inscrição estadual?
Pela consulta pública de contribuintes do estado ou pelo cadastro centralizado que reúne as inscrições de todos os estados. Basta informar o CNPJ.
MEI é isento de inscrição estadual?
Nem sempre. Depende do estado e da atividade. O MEI que vende mercadoria é contribuinte do ICMS e em muitos estados recebe inscrição normalmente.
Quem paga o DIFAL quando compro de outro estado sem ter inscrição?
Se a sua empresa é não contribuinte e compra para uso próprio, quem recolhe é o vendedor, na saída. O custo costuma vir embutido no preço ou destacado na negociação.
A empresa pode perder a inscrição estadual por falta de uso?
Pode. Estados suspendem ou baixam inscrições inativas ou com obrigações em atraso. Se a empresa voltar a precisar, é preciso regularizar antes de emitir nota.
Resolva o cadastro antes que ele vire imposto do seu fornecedor
O erro que mais vemos é a prestadora de serviço marcada como contribuinte isenta quando é não contribuinte. Quem sente primeiro é o fornecedor, que deixa de recolher o DIFAL e recebe a cobrança depois com multa e juros. Quem sente em seguida é você, que perde o fornecedor ou passa a pagar mais caro.
A RRT Contabilidade fica em Campinas, atende clientes de todo o Brasil e avalia se a empresa precisa de inscrição estadual, faz o cadastro quando necessário e prepara a documentação para os fornecedores.
Seu fornecedor pediu comprovação e você não sabe o que enviar?
Fale com a equipe da RRT Contabilidade no WhatsApp com o cartão CNPJ.
